Lorsque l’on organise un événement en entreprise, la première à laquelle on pense n’est souvent pas la communication autour de celui-ci. Et pourtant, il s’agit-là d’un élément très important ! Que vous soyez un professionnel ou une agence événementielle : organiser un événement, c’est bien… mais communiquer dessus, ça peut le rendre encore mieux ! En effet, la communication d’événement peut vous aider à remplir de nombreuses tâches et objectifs. Qu’il s’agisse d’agrandir votre e-réputation, faire circuler des informations importantes, ou créer du contenu à utiliser plus tard.

Aujourd’hui, les moyens de communication sont quasi-infinis ! Qu’il s’agisse des réseaux sociaux ou d’utilisation d’intelligence artificielle, le digital vous permet de communiquer de tant de façons différentes ! Pratique si votre entreprise possède un pôle communication/marketing dans lequel vous viser à toujours vous renouveler et créer du contenu encore plus engageant.

Dans cet article, nous verrons par quels moyens pouvons-nous établir une communication d’événement réellement efficace. Cela s’applique pour tout le monde ! Particulier, professionnel, agence, la communication d’événement n’aura plus aucun secret pour vous.

Communiquer sur son événement, tout le monde n’y pense pas forcément. Voilà pourquoi nous spécifions plus tôt que cette étape est loin d’être la première à laquelle pense un organisateur. En premier lieu viendront probablement des choses comme le budget, le lieu ou encore les transports. Et pourtant, la communication d’événement est une étape très importante, en particulier pour l’image de votre entreprise !

Il s’agit ici de communication événementielle pouvant s’appliquer à n’importe quel type d’événements. Elle viendra renforcer l’image de votre entreprise et sa réputation online/offline. Si l’événement en question est un projet d’une grande envergure, la communication autour de celui-ci peut avoir des effets très positifs : gain de nouveaux prospects, agrandissement de votre cible et votre audience, etc.

La communication d’événement marche autant pour une soirée d’entreprise qu’une journée team-building. Bien sûr, les raisons pour lesquelles elle sera effectuée pourront être différentes, mais sachez que vous pouvez en faire pour n’importe quel type de projets ! Que ce soit à but informatif afin de correctement prévenir chaque partie prenante, d’effectuer du sponsoring ou d’éviter tout problème logistique… ou à but purement publicitaire.

Ici, la communication d’événement est effectuée dans un but plus informatif. En effet, si vous organisez un événement en interne comprenant tous les employés de votre structure, il sera nécessaire pour vous de communiquer auprès d’eux ! Généralement, il est utile de prévenir chaque participant bien à l’avance afin de prévoir un budget en fonction du nombre total de personnes, et de limiter toutes pertes.

Communiquer avant le jour J, c’est avant-tout partager des informations indispensables : quel sera le type d’événement ? Doivent les employés se munir d’objets quelconques ? Quel sera le timing à prévoir ? De plus, communiquer en amont de votre événement vous permettra d’oublier tout problème que vous pourriez rencontrer pendant ou après le jour J. Si vous souhaitez prendre des photos de vos participants, pensez à bien avoir une autorisation. Pareil si vous voulez utiliser de la musique dont vous n’êtes pas libre de droit.

Avant le jour de votre événement, vous pouvez effectuer sa communication de manière très différente. À vous de voir si vous souhaitez vous aventurer sur un aspect visuellement original, ou si vous préférez garder un côté plus informatif délaissant l’aspect artistique. Une affiche pour votre anniversaire d’entreprise à thème, un flyer, une publication sur les réseaux sociaux, une newsletter, etc.

Ça y est, l’événement sur lequel vous avez tant travaillé est enfin terminé. Mais chez Bisons, ça ne s’arrête pas là !

Surtout si vous êtes une agence événementielle, gardez en tête que lorsque l’un de vos projets se termine, vous devez absolument avoir de quoi communiquer dessus. Que ce soit pour partager du contenu sur vos réseaux sociaux, mettre des photos en vitrine sur votre site internet, ou les garder précieusement pour un projet ultérieur, vous serez toujours content d’avoir un petit quelque chose !

Bien souvent, la communication d’événement à la fin de celui-ci se fait dans un but promotionnel ou publicitaire. Les réseaux sociaux sont souvent le canal le plus utilisé dans cette étape. En particulier LinkedIn, le réseau social professionnel sur lequel de nombreuses pages entreprises communiquent sur leur activité en interne comme en externe. Et c’est un bon moyen de faire de la communication d’événement ! Partagez des photos et des vidéos de celui-ci, montrez que votre entreprise vit aussi en dehors de son travail, et laissez les gens observer le dynamisme de vos équipes. De plus, si pendant votre événement, vous avez eu la chance d’avoir un photographe à disposition… n’attendez plus ! Ce contenu peut vous être utile à partager. Sur internet, les gens aiment voir les coulisses de leurs leaders d’opinion : que se passe-t-il en dehors de ces bureaux ? À quoi ressemble leur activité événementielle ? À quoi ressemblait leur séminaire d’été ?

Les agences événementielles le font déjà. Pourquoi pas vous ?!

Nous en avons déjà énumérés une bonne partie. Ici, nous rassemblerons ces types de communication d’événement qui sont pour nous les meilleurs. La communication d’événement efficace se passe ici !

• Aftermovie

Si, lors de votre événement, vous avez eu la chance d’avoir la présence d’une personne en charge de prendre du contenu vidéo, servez-vous en ! Surtout si celle-ci possédait du matériel fournissant de la haute qualité. Réunir toutes les petites vidéos prises de votre événement pour en faire un aftermovie vous donnera une vidéo complète et parfaitement représentative.

• Photos

Similaire à un aftermovie, les photos parlent d’elle-mêmes. Si vous en avez les moyens, engagez un photographe lors de votre événement pour obtenir à l’issu de celui-ci des photos qualitatives que vous pourrez utiliser différemment : sur vos réseaux sociaux, votre site internet, vos brochures, …

• Interviews

Ce type de tournage vidéo est très prisé par certains agences événementielles, en particulier lorsqu’elles jugent le client pour qui elles travaillent important. Avoir une interview de celui-ci qui donnerait son avis sur les services de cette agence serait du contenu très intéressant à avoir ! De plus, tourner une interview peut également se faire du point de vue des participants de votre événement.

• Rediffusion de live

Aujourd’hui, un événement peut être un événement hybride : le mélange entre 100% digital et présentiel. Certains événement hybrides ou digitaux proposent à leurs participants à distances une diffusion live afin de leur permettre de suivre cette journée. Une fois cette diffusion terminée, libre à vous de la rediffuser sur vos réseaux !

• Campagne d’e-mailing

En guise de remerciements, une campagne d’e-mailing peut être très appréciée par vos participants et prestataires. Libre à vous de la présenter comme vous le souhaitez, sachant qu’une campagne personnalisée retiendra bien plus l’attention de vos destinataires.

Certains événements peuvent proposer à leurs publics une animation digitale. Bien souvent, l’objectif est de placer les participants au coeur de l’action en les faisant participer à travers cette animation. De cette manière, votre événement peut être plus engageant et interactif ! Sachez qu’en plus de dynamiser votre événement, certaines animations événementielles peuvent être utilisées plus tard dans des buts de partage.

Notre livre d’or digital recueille en amont des textes et des photos pour être projetée lors de votre événement. Une fois que celui-ci est terminé, il peut prendre diverses formes que vous pouvez garder de façon digitale ou physique. De quoi les partager à votre guise, en interne ou en externe !

Sur le même principe que notre livre d’or, notre fresque collective invite ses participants à réaliser un petit croquis qui sera par la suite projeté sur une surface. Une fois l’événement fini, vous pouvez exporter cette fresque de façon digitale afin d’avoir un souvenir du moment artistique de cet événement.

Pour finir, le photobooth digital est une très bonne manière de réaliser de la communication d’événement à partir d’une animation. En récupérant les photos de chacune des personnes souhaitant participer au projet, vous pourrez réaliser une véritable galerie photo de chacun d’entre eux avec le même style graphique et le même décor personnalisé. Parfait pour un trombinoscope original, ou des photos de profil à garder en interne !