Les 5 étapes du tournage vidéo de votre événement

Organiser le tournage vidéo d’un événement d’entreprise n’est pas une tâche facile. Surtout si vous n’avez pas de connaissances dans le milieu audiovisuel, offrir à votre événement une vidéo ou un live qualitatif peut être un réel défi. Voilà pourquoi aujourd’hui, beaucoup de professionnels font appel à des agences événementielles ou audiovisuelles pour répondre à leur besoin en tournage vidéo.

En effet, beaucoup de structures proposent aujourd’hui leurs services en réalisation et production audiovisuelle. Que ce soit pour fournir un plateau de tournage sur-mesure, un équipement professionnel de qualité, une scénographie complète, ou une vidéo entière par exemple. Aujourd’hui, la vidéo joue un rôle très important dans la communication d’une entreprise !

Sans parler du fait que nombreux sont les réseaux sociaux favorisant la création vidéo, cette dernière peut vous être très utile autant en interne qu’en externe ! Et bien souvent, tout part d’un tournage vidéo efficace et bien réalisé. Dans cet article, nous passerons en revue les différentes étapes pour mener à bien votre projet de réalisation audiovisuelle en entreprise.

Dans la planification de votre tournage vidéo, choisir son lieu est probablement l’étape la plus importante ! En particulier si votre vidéo est une interview, un film d’entreprise, ou tout autre format nécessitant une scénographie raffinée.

Aujourd’hui, opter pour la location d’un studio TV sur-mesure peut vous faciliter la tâche. En effet, il existe de nombreux studios TV mis à la disposition de professionnels et/ou de particulier pour les accompagner dans la réalisation de leur tournage vidéo. Pour quelqu’un n’ayant aucun matériel, cela peut être très utile ! Avoir un studio TV à disposition, c’est offrir à son tournage vidéo une scénographie complète et parfois personnalisée, en plus d’avoir à disposition du matériel de haute qualité. Caméras, micros, lumières, régie… avec un studio de tournage, oubliez la vidéo réalisée dans le coin salon de votre entreprise !

De plus, si vous souhaitez faire votre tournage vidéo dans un lieu extérieur, pensez à bien prévoir le matériel à l’avance, et à connaître le lieu dans lequel vous vous exercerez ! En effet, il est parfois nécessaire d’obtenir des autorisations pour filmer dans des lieux publics, et mieux vaut le savoir avant de se lancer.

Certes, prévoir un lieu pour votre tournage vidéo fait partie de sa planification. Mais ce n’est pas la seule étape à prévoir dans votre projet ! Tout bon événement se doit de bénéficier d’une planification complète et stratégique pour répondre à différents besoins. Ici, puisqu’il est question d’obtenir le meilleur rendu vidéo possible, pensez à prévoir les éléments suivants :

Matériel : Tout le monde n’a pas à disposition du matériel de qualité pour réaliser un tournage vidéo ! Et même si nos smartphones peuvent produire du contenu HD, rien ne vous assurera un bon retour son. De plus, si vous réalisez votre tournage vidéo dans un lieu peu lumineux, la présence de lumières ou projecteurs peut vous être utile.

Script : Un script n’est pas obligatoire pour tous les types de tournage vidéo, mais peut vous être très utile ! Par exemple, pour les vidéos de présentation d’entreprise, présentation de produit/service, interview, film d’entreprise, … Certes, suivre un script à la lettre peut parfois être pénible au cours d’un tournage vidéo, mais il pourra toujours vous être utile et vous faire gagner du temps dans l’organisation.

Logiciel(s) : Se munir d’un logiciel spécifique pour un tournage vidéo peut aussi être un gagne-temps considérable ! En particulier si vous êtes sur un événement hybride, ou l’utilisation du digital est au coeur de celui-ci. Par exemple, les événements hybrides ou digitaux proposent parfois du streaming à leurs invités à distance pour leur permettre de suivre l’événement. Assurer la bonne diffusion live de son événement passe donc par un bon logiciel. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre plateforme de diffusion live pour événement !

Briefing : Car il est important de briefer tout le monde et de bien prévoir son événement à l’avance, pensez à organiser un briefing général pour vos participants et invités. Les informations sur le temps de parole de chacun, le placement face à la caméra, le script, la posture, et le hors-champs sont toujours bienvenues !

Personnel sur place : Comme cité précédemment, il existe de nombreuses agences digitales pouvant vous accompagner dans le tournage vidéo de votre événement. Qu’il s’agisse de vous fournir du matériel, un plateau de tournage, des animateurs/intervenants, une régie ou encore vous accompagner dans toute la production.

Cette étape ne concerne pas tous les tournages vidéos d’événement. Effectivement, certaines vidéos sont réalisées seulement pour être diffusées plus tard (sur les réseaux sociaux ou sur un site internet par exemple). Mais certains événements sont parfois retransmis en live streaming. Et pour quelqu’un n’y connaissant rien à cette technologie, mais voulant s’y aventurer, ça peut parfois être un défi de taille ! Et comme son nom l’indique, vous n’aurez pas le droit à l’erreur lors de la diffusion live votre événement. Votre captation vidéo se doit d’être irréprochable car à la moindre erreur, celle-ci pourra être directement visible par vos spectateurs !

Nous avons plus tôt spécifié que la diffusion live était une étape importante, si ce n’est l’étape principale de votre tournage vidéo, mais que celle-ci ne concernait pas forcément tous les types d’événements. Il est clair qu’il sera bien plus difficile d’organiser la diffusion live de votre séminaire d’entreprise plutôt que de votre webinaire annuel ! En effet, sachez qu’il est bien plus simple et que la diffusion live se prête bien plus à des événements comme des webinaires, des conventions digitales, des journées de lancements, des séminaires digitaux, des assemblées générales, etc.

Pour les tournages vidéo de grande taille, sachez qu’il est possible de les rendre interactifs ! Par exemple, pour les événements réunissant un très grand nombre de personne, l’enjeu est parfois d’offrir à ce projet des animations afin de le rendre engageant pour son public. Car oui, personne n’a envie de participer à une convention sans fin et sans interaction ! Or, si vous rajoutez à cela un tournage vidéo, vous voilà désormais avec deux coches à remplir : assurer la captation vidéo, et offrir de l’animation à votre événement.

Sachez qu’il existe néanmoins de nombreuses animations digitales pouvant vous permettre d’animer votre tournage vidéo ! De plus, s’il s’agit d’un événement hybride avec des participants sur-place et à distance, il n’est pas impossible de faire participer tout le monde. Aujourd’hui, nombreuses sont les animations participatives pouvant être utilisées via un smartphone à distance. C’est notamment le cas du social wall ou du livre d’or digital dont les modes d’emploi sont relativement similaires. À partir d’un simple numéro de téléphone, laissez vos participants envoyer un message qui sera par la suite projeté sur une surface de votre événement ! Un message à faire passer, une question à poser, ou une remarque à communiquer, n’importe qui peut participer !

Concernant votre tournage vidéo, sachez qu’il est également possible de donner vie à ce livre d’or et d’en faire une animation vidéo. Pratique si vous voulez en garder un souvenir ou si vous souhaitez l’intégrer au montage de votre vidéo finale. Également, si votre tournage vidéo est une diffusion en live, vous pouvez tout à fait intégrer cette animation à votre captation ! Sur le même principe qu’une vidéo en live streaming, la solution pourra être présentée à vos spectateurs à distance, pouvant utiliser ces animations pour partager leurs ressentis.

Une fois votre tournage vidéo terminé, pensez à bien sauvegarder l’intégralité de vos rushes ! Même si vous avez réalisé une diffusion live, vous pourrez toujours avoir besoin de votre contenu capturé plus tard. Le démontage n’est pas la partie la plus simple de la fin de votre tournage vidéo, veillez à bien tout prendre en compte, et à vous arranger avec les parties prenantes sur-place pour le matériel, mais également pour la post-production.

En effet, la post-production est l’une des étapes les plus importantes du tournage vidéo de votre événement. C’est le moment où votre vidéo prendra vie, et ou vous pourrez décider de comment l’utiliser ! La post-production comprend énormément d’étapes : organisation des plans, réglages son et caméra, étalonnage, ajout de musique, affinage du montage, transitions, réglage de la durée, ajouts d’effets visuels, exportation, etc. À vous de voir si vous vous sentez capable de réaliser cette post-production pour donner vie au résultat de votre tournage vidéo, ou si vous souhaitez léguer cette tâche à une agence.

Une fois votre vidéo complétée, à vous de réfléchir à sa stratégie de diffusion ! En effet, il s’agit ici d’un type de communication événementielle qui peut vous être très utile. Surtout si vous avez l’habitude de communiquer sur les réseaux sociaux, ou d’ajouter du contenu au site internet de votre entreprise. Or, vous pourrez également choisir d’utiliser cette vidéo pour plus tard, comme lors de vos prochains événements d’entreprise pour la dévoiler à vos équipes. Cette vidéo pourra vous servir d’animation pour votre future soirée d’entreprise ou même anniversaire d’entreprise, par exemple !

Pour plus d’informations ou pour bénéficier d’un accompagnement sur le futur tournage vidéo de votre événement d’entreprise, contactez-nous !