Au-delà du fait que le networking demeure essentiel pour développer son activité et son business, organiser un événement networking est aussi capital pour développer son réseau. En effet, parmi l'ensemble des événements professionnels, l'événement networking reste le préféré des entreprises. Pour quelle raison ? Tout simplement parce que l'événement networking est un excellent moyen de remplir son carnet de contacts, d'autant plus que le réseau relationnel est un élément essentiel pour les entrepreneurs !

Même s'il existe de nombreux concepts déjà prévus à cet effet, créer son propre événement networking demeure tout aussi bénéfique et aussi bien pour votre entreprise que pour l'ensemble de vos collaborateurs ! N’hésitez pas à ajouter des éléments originaux comme un espace collaboratif à votre concept.

L’événement networking peut être aussi structuré ou informel que vous le souhaitez. Il peut se présenter sous différentes formes, à vous de choisir celle qui fonctionnera le mieux pour votre public. Si vos invités se connaissent déjà ou, au moins, sont déjà familiers les uns avec les autres, vous pouvez, par exemple, décider de réunir votre équipe au pub autours de quelques verres et planches de fromage. Cela peut être un bon moyen de générer des échanges entre collègues et parfois même, d'encourager les plus réservés à se mélanger et se mêler.

Et pour vous adaptez davantage à vos convives, vous pourriez également penser à mettre en place ces deux scénarios possibles où chaque participant peut faire une brève introduction de deux minutes à l’autre.

• Pour un petit groupe : organiser un repas intime assis peut être une bonne idée.
• Pour un plus grand nombre : optez pour un scénario plus flexible et plus souple, où les convives peuvent facilement se déplacer d'une table à une autre entre les repas.

Même si votre événement networking n'est pas à but lucratif, son organisation va très certainement engendrer des dépenses. Une fois avoir défini l'objectif de votre événement et son contenu, il sera plus simple pour vous de le tarifer. Ensuite, il vous suffira de décider si vous chercher à générer des bénéfices par le biais de la vente de billets pour y participer ou grâce à un système d’autofinancement à partir d’un parrainage extérieur.

Pour collecter des fonds, permettre à des entreprises d’exposer lors votre événement ou de faire une courte présentation peut être un bon moyen. Assurez-vous simplement que leurs interventions soient pertinentes pour votre public !

Enfin, n’ayez aucune crainte à facturer des frais de participation (dans la limite du raisonnable). Le fait de mettre en valeur votre événement networking lui attribuera une certaine crédibilité. Et le fait de vendre des billets d'entrée peut également vous permettre de maîtriser le nombre de participants.

Concernant la date idéale :

Qu'il s'agisse d'un séminaire, d'une conférence, d'un pot de départ ou tout autre type d'événement, une événement networking nécessite lui aussi d'être planifié bien à l'avance afin de le préparer avec soin. Une bonne planification tient compte des disponibilités de chacun pour pouvoir trouver la date idéale pour l'événement.

La première étape est de s' assurer de la disponibilité de l'ensemble des collaborateurs et participants. Ensuite, assurez-vous que la date prévue pour organiser votre événement networking soit libre. Que ce soit interne ou externe à l'entreprise. Évitez donc les jours de rendez-vous immanquables, par exemple. Ou encore les périodes de rush, les jours fériés ou les jours de congés de vos salariés.

S'ajoutent à ces événements dits "prévisibles", les inattendus. Il s'agit donc de bien anticiper un éventuel report de votre événement et, surtout s'il est question d'un événement d'une journée seulement. Au-delà des spécificités, nous vous recommandons de communiquer la date de l'événement au moins 1 semaine à l'avance puis de le rappeler au moins 1 jours avant.

Concernant le lieu idéal :

Le budget est plutôt serré ? Vous pouvez toujours optez pour un lieu à faible coût ou tout simplement une salle privatisable de votre pub préféré et de cette manière, vous optez pour une formule complète avec consommation sur place. Mais cela vaut la peine de garder à l’esprit le pouvoir d’attraction qu’un lieu peut avoir. En effet, en donnant à vos invités la possibilité de visiter un endroit inhabituel voire atypique, cela peut avoir un réel impact sur le taux de participation et/ou d'inscription.

Pour faire de votre événement un réel succès, il est primordial de booster la communication de celui-ci. Ainsi, avant votre événement, il est important de développer une stratégie de contenu efficace.

La première chose à mettre en place est un site vitrine, bien référencé, qui permettra de présenter votre marque mais surtout l’événement, sa thématique, le programme proposé, les intervenants présents etc.
 

Ensuite, ne négligez pas l’e-mailing ! Lancez rapidement les invitations à vos convives. Même si l'événement n’est pas encore en place, communiquer largement autour de lui, de sa thématique, de ses intervenants. Produisez ainsi du contenu en amont de l’événement : petites vidéos, résumé des interventions etc. Le contenu proposé doit susciter de l'intérêt et de la curiosité auprès de votre cible.

De plus, partagez votre contenu sur les réseaux sociaux. Celui-ci n’aura pas pour seule cible, votre public, mais atteindra une plus vaste communauté. Et c’est exactement ce que nous recherchons ! Vous pouvez donc mettre donc en place votre stratégie en déterminant quel type de contenu vous souhaitez pousser et sur quel réseau. Notez que vous pouvez commencer à communiquer sur l'événement environ 3 ou 4 semaines avant le jour J, l'essentiel est d'être préparé.

Le choix des réseaux sociaux a donc toute son importance ! Ce choix est généralement fait en fonction de l'objectif de l'événement. Chaque réseau social a son utilité : Par exemple, Facebook sera davantage utilisé pour une cible BtoC et LinkedIn vous permettra de cibler une audience professionnelle. Instagram est un réseau social en évolution qui attire le plus de participation et deviendra votre principal outil de partage de photos et d'images. Twitter quant à lui, reste le réseau social de référence grâce à la création et à l’utilisation de hashtags (#), piliers central de votre stratégie.

Ces # doivent être uniques, simples, courts, faciles à rédiger et surtout pertinents et en lien avec votre activité. Enfin, ils doivent apparaître sur tous vos supports de communication !

Pendant l'événement, appuyez-vous sur des solutions digitales comme Youtube Live, Facebook Live, StreamLive, Livestorm etc pour diffuser tout ou une partie de l'événement en direct. De cette façon, votre événement devient accessible même pour les personnes ne pouvant être présentes sur place !