TOP 5 DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES POST-COVID

Mais qu'est-ce que la RSE ? La RSE ou Responsabilité Sociale des Entreprises, est un ensemble de politiques qui impliquent diverses actions dont des actions économiques.

"Saviez-vous que les entreprises qui accordent le plus d’intérêt à leur stratégie RSE sont aussi les plus performantes ?"

En effet, les politiques de RSE peuvent impliquer diverses actions, dont certaines qui peuvent être source d'économie. Par exemple, nous considérons la maîtrise de la consommation d'énergie. Cette dernière vous permet non seulement de remplir vos obligations RSE, mais également de réduire la consommation d'énergie, réduisant ainsi les coûts énergétiques. D'autres actions RSE ont le même effet : limiter les déchets, réduire le papier... Même si ce n'est pas son objectif principal, la RSE peut donc favoriser des réductions de coûts attractives pour l'entreprise.

Bien qu'un événement d'entreprise soit "éphémère", cela ne l’empêche pas de le rendre durable et de l’associer à une démarche responsable. Réaliser un événement éco-responsable qui intègre les enjeux environnementaux, c’est donner un sens à celui-ci.

Aujourd'hui un grand nombre d'entreprises ont pris la bonne initiative de mettre l'écologie au coeur de leurs préoccupations afin de sensibiliser au maximum les salariés à cette dimension importante.

Ainsi, l’événement de demain se met donc au vert et devient le Green event. Par définition, il s’agit d’un événement qui a pour but de réduire son impact négatif sur l’environnement et la population. Lors de l’organisation d’un événement, l’entreprise qui adopte cette démarche se garantit une image bonifiée et surtout, une meilleure implication du public !

D'un point de vue organisation, il s'agit par exemple de proposer des activités en lien avec la dimension écologique : tri des déchets, ateliers recyclage, ateliers potager ...

Dans l’événementiel, de nombreuses initiatives éco-responsables ont vu le jour :

• Matériel éco-conçu
• Consommation de produits locaux et bio
• Réutilisation des supports de communication d’une année sur l’autre
• Invitation en papier recyclé
• Jeux de lumière basse consommation
• Plus de distribution de goodies de la part des exposants et sponsors.

• Choisir un lieu en harmonie avec votre environnement et l’identité de votre événement : un écohôtel, en pleine nature ...
• Privilégier un lieu proche de votre entreprise et des partenariats de proximité
• Choisir un moyen de transport collectif 
• Limiter les bouteilles en plastique 

Également appelé événement virtuel, événement en ligne ou événement numérique, un événement digital reprend les codes d'un événement physique en utilisant tout le potentiel des outils digitaux. Il s’agit donc d’un événement organisé sur une plateforme en ligne et que l’on va vivre à distance, depuis son bureau ou sa maison. A l’instar d’un événement présentiel, les participants vont pouvoir assister à des conférences en ligne, participer à des ateliers ou networker avec les autres participants. A noter, que pour la plupart des événements digitaux, il est également possible de participer en différé grâce au replay des différents temps forts.

En tant que participant à un événement digital, vous participez à une expérience nouvelle qui s’adapte totalement à vos besoins. En effet, contrairement à un événement physique, un événement digital n’est pas forcément linéaire. Chaque participant a le pouvoir d’organiser le programme de sa journée comme il le souhaite.

La première étape est l’inscription, accessible en ligne depuis un site vitrine de l'événement, directement sur la plateforme, ou encore via un lien communiqué par une invitation mail. Il est également possible de s’inscrire à différentes sessions de l'événement et de personnaliser son agenda. Des e-mails automatiques vont vous relancer et vous rappeler le début de chacune des sessions.

Une fois que vous avez rejoint l’évènement, suivant son programme, il vous sera possible de suivre une conférence en live ou une formation webinar, de participer à des ateliers, de prendre rendez vous avec des experts, de networker avec les participants ou de vous former via des outils partagés. Chaque session est participative grâce à des modules interactifs (quiz, sondage, Q&A, questionnaires, etc.) L’objectif est de rendre l'expérience de vos participants la plus intuitive mais également la plus chaleureuse possible.

Organiser un événement digital nécessite la mise en place d’une bonne stratégie digitale permettant de maximiser le potentiel de l'événement et de faciliter sa mise en place.

La mise en place d'un événement digital, c'est :

• Dépasser les barrières géographiques et d’ouvrir l’événement au national ou à l’international. Votre public n’est plus seulement celui que vous conviez lors de vos précédents événements physique, et grâce à une bonne communication digitale votre public sera plus large et cosmopolite. Le replay en offrant de la flexibilité supplémentaire aux participants va permettre de décupler encore l'impact de votre évènement à distance.
• Générer un gain de temps et d’argent. Fini les locations de salles, les traiteurs et les dizaines de techniciens. Votre événement se prépare avec une équipe digitale réduite.
• Pouvoir modifier le programme, un intervenant ou le format d’une session au dernier moment.
• Limiter au maximum son empreinte carbone. Moins de production de déchets, moins de pollution liée aux déplacements des participants, au transport de matériel, à la restauration, aux hébergements et à la gestion de déchets.
• Récolter des informations précises sur vos participants et leurs parcours, afin de mieux connaitre vos cibles et mesurer le succès de votre événement.

Depuis les restrictions sanitaire mises en vigueur qui ont limité les interactions et les rassemblements, de nombreuses sociétés ont choisi de privilégier les événements en petit comité.

Les objectifs d'un événement en petit comité ou "small event" sont clairs :

- Retrouver une cohésion de groupe

- Réaffirmer les objectifs de votre entreprise et motiver vos salariés

- Organiser le lancement d'un nouveau produit

- Remercier vos clients qui vous ont fait confiance durant cette période

- Divertir votre collaborateurs…

Un événement hybride est un mix entre un événement physique et un événement digital. Il s'agit donc d'un événement en présentiel auquel participe également un public à distance. L'accès à distance de cet événement se fait par un dispositif digital de diffusion sur internet pour permettre au public de participer et d'interagir où qu'il se trouve.

Lors d'un événement hybride, une bonne plateforme de diffusion peut fournir des fonctionnalités interactives. En parallèle, un personnel dédié doit être disponible pour guider les interactions et aider à franchir la barrière virtuelle.

En termes d'avantage, les événements hybrides offrent la possibilité d’avoir une communication à la fois synchrone et asynchrone. C'est-à-dire, des échanges à la fois physiques et en temps réel puis des échanges auxquels les participants contribuent à différents moments sans qu'il soit nécessaire que tous soient connectés. Ceci se révèle alors très efficace pour encourager l’engagement tout au long du cycle de vie d’un événement hybride.

Le lieu est la pierre angulaire d’un événement d’entreprise et cela vaut la peine de garder à l’esprit le pouvoir d’attraction qu’un lieu peut avoir. En effet, en donnant à vos invités la possibilité de visiter un endroit inhabituel voire atypique, cela peut avoir un réel impact sur le taux de participation et/ou d'inscription.

Organiser un événement en plein air est une idée originale qui peut plaire à votre équipe. Attention quand même à adapter votre lieu de réception à votre événement et surtout, à bien anticiper les conditions météorologique mais aussi saison, la durée, le nombre de convives, la configuration des espaces extérieurs et ... le budget !

Il faut aussi prendre en compte les éventuelles contraintes liées à l’emplacement de votre entreprise comme :
- la proximité d’un voisinage qui nécessitera de respecter un niveau sonore
- le sol de l’espace extérieur (est-il possible de piqueter le sol pour fixer la structure ?)
- l’accès à l’électricité (faut-il prévoir un groupe électrogène ?)

Le décor de scène ou "scénographie" est l'art technique de construire une scène. Ce décor rassemble la lumière, le son, les décors, les vêtements, etc. Largement utilisé dans les événements, la scénographie permet de décorer et de créer une ambiance à l'image de votre entreprise. Elle offre la possibilité de transformer l'espace selon les besoins. Ainsi, le scénographe qui prend possession d'un lieu, a le pouvoir de le transformer et de le recréer. La scénographie crée une sorte d'alchimie entre le lieu et le visiteur, rendant parfois l'expérience inoubliable. Il s'agit donc d'un point important à ne pas négliger.

Lors de la préparation du lieu de votre événement, chaque élément doit être à sa place. Chaque disposition a une signification précise pour guider les visiteurs vers le lieu souhaité. Il comprendra l'environnement afin qu'il soit conforme à votre activité. Le scénographe joue donc un rôle d'expert. Il vous donnera l'opportunité de créer un événement magique et inoubliable. Sa vision artistique est fine. Par conséquent, il saura trouver la meilleure disposition qui correspond à vos attentes.

Afin d'obtenir une bonne conception de scène, il est important de respecter certaines normes. La première étape consiste à définir le public cible et le message que l'entreprise veut faire passer. Il est important d'ajuster la scène de l'événement en fonction du visiteur et de ce que l'entreprise souhaite partager. Par exemple, le cadre d'un festival de musique sera différent d'un défilé de mode, ne véhiculera pas le même message et ne ciblera pas le même public.

Cependant, il est important de ne pas se fermer à un seul type d’audience – sauf si c’est ce que le prestataire souhaite – et offrir un événement accessible à tout le monde. Il est nécessaire d’avoir une bonne réflexion stratégique et créative. Vous devrez donc déterminer les objectifs de l’événement afin d’adapter au mieux vos choix scénographiques.

Deux dimensions incontournables sont également à prendre en compte. D’abord, le côté technique. Cela fait référence à l’espace disponible. Celui-ci peut représenter une contrainte par rapport aux réalisations voulues. Il se peut donc que l’endroit ne soit pas adapté au concept. D’où l’importance d’avoir une scénographie plus ou moins établie avant de choisir le site événementiel.

La dimension référentielle, quant à elle, suppose que chacune des idées à mettre en œuvre est une forme de communication. Le scénographe doit alors poser un cadre en déterminant les points à mettre en valeur tout au long de l’événement. Il peut s’agir des jeux de lumière utilisés, des déclinaisons de l’identité visuelle de la marque et toute autre touche magique qui éblouira les invités. Ces derniers ne devraient voir et retenir que ce qu’il y a de meilleur sur la marque. Souvenez-vous, la scénographie est une stratégie importante de marketing sensoriel. Utilisez-la à bon escient.

Mener une stratégie d'influence ne peut être que bénéfique pour votre entreprise et surtout lors d'un événement ! Au coeur de cette stratégie on retrouve les influenceurs. Mais qui sont-ils ? Un influenceur désigne une personne qui possède une notoriété sur le web et plus particulièrement sur les réseaux sociaux dans un domaine spécifique (mode, automobile, voyage, nouvelles technologies…). Ces nouveaux leaders d’opinion disposent de comptes sur les plateformes sociales et peuvent généralement compter sur une grande et fidèle communauté. Ainsi, les influenceurs ont un impact important sur les tendances et les comportements d’achat des consommateurs.

Le marketing d’influence consiste donc à faire appel à ces influenceurs afin d'assurer le relais de vos messages. Leurs participations sont toujours impactantes ! Elles aspirent à user de leur potentiel de confiance et de recommandation.

L’objectif n’est plus d’organiser un évènement pour promouvoir son produit ou son service. Il s’agit d’en faire parler sur les médias sociaux, et de créer une vitrine pour une plus grande visibilité.