L’événementiel n’a clairement pas échappé aux avancées du digital de ces dernières années ! Nombreuses sont les entreprises qui, lorsqu’elles organisent un événement, désirent y intégrer un côté digital et numérique… et en particulier depuis la pandémie à laquelle nous avons fait face. Et depuis cette dernière, l’événementiel répond à des besoins qui évoluent, et qui nécessitent un aspect technologie bien différent qu’avant.

Ce type d’événement dont nous parlons, qui mélange à la fois un côté physique et digital, est décrit comme un événement hybride. L’événement hybride est une tendance actuelle dans notre secteur. En tant qu’agence événementielle à Lyon, nous avons observé une réelle hausse de la demande pour ce type d’événement, et dans de nombreux contextes différents.

Dans cet article, nous reviendrons sur la vraie nature d’un événement hybride, le contexte dans lequel il peut être organisé, ses avantages, son côté éco-responsable, et le futur de l’événementiel hybride.

Événement physique :

Anniversaire d’entreprise, team-building, journée d’intégration, séminaire, célébration diverse … Un événement physique rassemble l’intégralité de ses participants en présentiel. Ce dernier peut se dérouler dans n’importe quel lieu, en fonction du contexte dans lequel il est organisé, et fait en sorte de générer de l’interaction entre les participants.

Événement digital :

Un événement 100% digital est l’exact opposé d’un événement physique. À l’aide d’une plateforme numérique ou d’un salon virtuel par exemple, les participants se réunissent virtuellement au coeur d’un événement à distance. Aujourd’hui, le digital permet l’organisation de nombreux événements en ligne, et peut parfois être très utile ! En particulier pour organiser un webinaire ou un séminaire digital.

Événement hybride :

Pour finir, un événement hybride est le parfait mélange entre un événement physique et digital. Il combine des éléments de ces deux sujets, et permet une certaine diversité aux participants et aux organisateurs. Un événement hybride peut être assisté de différentes façons (virtuellement ou physiquement), et peut également proposer différentes animations ou modes de diffusion digitaux ou non.

L’un des points positifs majeurs avec un événement hybride, c’est qu’il peut s’adapter très facilement à tous les types d’événements d’entreprise. Et en particulier de nos jours ! Depuis des années maintenant, nous sommes habitués aux visioconférences et à des modes d’apprentissages entièrement ou partiellement digitalisés. Un événement hybride ne sera donc pas entièrement inconnu pour vos participants. Au contraire, cela montrera que vous êtes ouvert.e.s aux nouvelles technologies et à un événementiel flexible et interactif.

La meilleure occasion pour un événement hybride serait probablement l’organisation d’une conférence. Une conférence, dont les participants pourrait assister de façon physique ou en ligne : ce qui en fait donc un événement hybride ! Que ce soit lors d’un webinaire sur un thème précis ou une conférence à titre informatif sur votre entreprise (lancement d’un nouveau produit, d’une nouvelle politique, intégration de nouveaux employés, etc.), il pourrait être très intéressant de proposer divers moyens de participation.

Évidemment, puisqu’on parle d’événement en ligne, il est donc question de diffusion live pour événement. Assurez-vous donc de bien être préparé(e) à l’avance et surtout bien équipé(e) ! Concernant la plateforme de diffusion à choisir, le matériel audio et vidéo, la durée de votre conférence … Aussi intéressant qu’il paraît, un événement hybride nécessite également une organisation minutieuse !

En tant qu’agence digitale, un événement hybride représente pour nous un très grand lot d’avantages. Et cela, autant du côté des organisateurs que des participants de l’événement !

Un événement hybride, c’est d’abord une promesse d’une meilleure accessibilité pour tous. Par exemple, si une entreprise dont le siège social est trop reculé organise un événement, le fait que celui-ci soit également accessible de façon digitale facilitera la participation de tous. Fini les barrières géographiques, place à la flexibilité totale !

Deuxièmement, grâce à la technologie qu’un événement hybride présente, celui-ci peut offrir un côté bien plus participatif et interactif à votre projet. À condition que le digital soit bien géré et implanté de façon efficace dans votre événement, celui-ci peut engager d’avantage ses participants. En particulier avec l’intégration d’animations pour événement en ligne, de sondages, de vidéos interactives, ou de social wall.

Et contrairement aux idées reçues… un événement hybride peut effectivement avoir une meilleure empreinte carbone qu’un événement physique ! De quoi organiser un projet respectueux de l’environnement et qui sera surprendre ses participants avec un aspect digital bien intégré.

Par définition, oui. Un événement hybride est moins consommateur qu’un événement physique. On parle donc bien d’événement éco-responsable. Grâce à notre outil de bilan carbone servant à mesurer les facteurs les plus importants de nos événements, nous avons observé que pour un événement, l’élément le plus polluant est l’utilisation de transports. En particulier la voiture et l’avion, qui peuvent parfois concerner plus de 90% d’un bilan carbone total d’un projet !

Puisque les participants d’un événement hybride peuvent y assister de manière digitale, cela réduit grandement ce facteur de transports en incitant les personnes à rester chez elles. De plus, cela réduit également la consommation de ressources physiques pouvant nuire à l’environnement (papier, carton, déchets, …)

Or, il est tout de même important d’adopter une prise de conscience sur la pollution pouvant quand même être émise par un événement digital. L’émission des centres de données et la consommation d’énergie pouvant en résulter ne fait pas de ce type d’événement des véritables solutions contre le changement climatique. Voilà pourquoi il est important d’oeuvrer ensemble pour un événementiel durable, afin de minimiser l’impact de nos actions et de communiquer sur l’importance de la RSE en entreprise.

Les nouvelles technologies ne cessent d’évoluer ! En particulier de nos jours, ou l’un des sujets principaux concerne l’intelligence artificielle au coeur de l’événementiel. Cette dernière est de plus en plus utilisée et dans de nombreux cas, sans parler des plateformes de streaming et d’autres technologies dont l’évolution est en hausse constante. Nous pouvons donc grandement nous attendre à l’arrivée d’expériences encore plus digitalisées, intégrées, et immersives.

L’événementiel hybride représente un réel atout pour les entreprises, en particulier les plus grandes d’entre elles. Il ne s’agit donc pas d’une simple tendance passagère, mais d’une véritable réponse aux besoins des consommateurs toujours plus demandeurs en flexibilité et durabilité digitale. La participation d’événement hybride et d’événement virtuel est très réputée aujourd’hui, et représente une opportunité unique pour les agences événementielles et autres organisateurs. L’occasion de proposer des expériences toujours plus enrichissantes et novatrices.