Organiser une convention d’entreprise, c’est aussi organiser un moment à passer avec vos équipes qui viendra renforcer la cohésion de votre entreprise ! Quel que soit l’objectif pour lequel cette convention d’entreprise est organisée, il s’agit d’un événement fédérateur. De plus, une convention d’entreprise valorise généralement vos employés, vos équipes ainsi que leur travail, mais également votre structure !

Non, cet événement ne ressemble pas à une simple soirée d’entreprise lambda. Une convention d’entreprise, c’est une célébration envers l’innovation, la cohésion, la stratégie, et les relations professionnelles ! Un tout nouveau produit vient de faire son apparition dans le catalogue de votre entreprise ? Ou cette dernière vient récemment de changer intégralement sa stratégie marketing ? Organisez une convention d’entreprise pour célébrer ces nouvelles actions !

Chez notre agence événementielle à Lyon, nous repérons régulièrement des lieux événementiels propice à l’organisation de ce type de projets. Alors si, avant de vous plonger dans la lecture de cet article, vous désirez un accompagnement sur-mesure pour votre prochaine convention d’entreprise : contactez-nous !

Comme tout événement, une convention d’entreprise se prépare méticuleusement ! Et l’un des premiers points à aborder dans sa programmation est son objectif. La raison pour laquelle vous organisez une convention d’entreprise doit être claire, et si elle peut, détaillée. En particulier si vous y conviez des personnes extérieures à votre structure. Le fait de présenter clairement vos objectifs et ambitions sur cet événement sera tout de suite plus apprécié ! Et non, vous n’avez pas besoin d’un objectif extrêmement ambitieux pour justifier l’organisation de votre convention d’entreprise. Si il s’agit d’un anniversaire d’entreprise, d’un cocktail de bienvenue, ou d’une autre célébration quelconque, cela peut tout de même être une bonne justification !

Avoir correctement fixé les objectifs de cette convention vous permettra d’organiser au mieux son déroulé. Et le déroulé d’un événement est souvent permis grâce à un budget correctement établi. Alors oui, élaborer soi-même un budget pour son propre événement peut parfois être un défi, en particulier si vous devez également vous charger de sa production ! Entre le traiteur, la présence d’un DJ, la panoplie d’animations événementielles que vous souhaitez proposer, et la location du lieu… rien n’est à oublier. Voilà pourquoi vous pouvez toujours faire appel à une agence événementielle pour vous accompagner sur ce projet.

La planification d’une convention d’entreprise, cela passe également et surtout par le lieu que vous proposerez à vos invités. Certes, si votre cela vous le permet, vous pouvez effectuer celle-ci au coeur de votre siège social. Mais une convention d’entreprise est un type d’événement réputé pour son aspect visuel et sa logistique sur-mesure. D’où l’importance de sélectionner au préalable un lieu assez grand pour accueillir toutes vos équipes, situé à un point stratégique, et vous facilitant la projection de contenus divers pour votre public.

Pour les esprits créatifs et artistiques d’entre vous, l’un des objectifs peut également être de proposer une expérience visuelle unique. Qu’elle soit artistiquement belle ou interactive, une expérience visuelle réussie reste généralement en tête ! En particulier lors d’un événement comme une convention d’entreprise.

Cette expérience visuelle passe donc bien souvent par la création d’un stage design. Et pour une convention d’entreprise comme un autre événement comme une assemblée générale, un stage design personnalisé embellit souvent le résultat final de votre projet. De plus, si votre événement possède un style graphique unique (couleurs choisies en amont, logo spécial, formes, …), vous pouvez totalement adapter ce style à votre stage design ! L’objectif ici est de faire en sorte de ne pas proposer qu’une simple scène comme on en voit si souvent lors d’événements divers. L’objectif est de faire de cette scène une place artistique, unique, et à l’image de votre convention d’entreprise.

Un stage design réussi embellira vos prises de paroles sur scène. Qu’il s’agisse de la présence d’un animateur, de la participation de vos invités, ou d’intermittents du spectacle venus pour divertir le public… un stage design fortement personnalisé donnera de la force à leurs prestations. De plus, si votre convention d’entreprise propose à ses invités certaines animations digitales, sachez que celles-ci peuvent tout à fait se fondre dans votre stage design. Nombreuses animations peuvent être personnalisées et orientées sur le storytelling et sur l’identité graphique de votre convention d’entreprise. Profitez-en pour les fondre dans le décor de votre stage design, et faites de votre convention une vraie cérémonie interactive !

Tout est prêt pour votre convention d’entreprise. Son budget a été établi, son lieu événementiel a été choisi, vous avez contacté des prestataires pour concevoir un stage design original et dans l’ADN de votre événement. Il ne vous reste qu’à réfléchir à comment intégrer de la participation à votre événement, voir même proposer de la gamification à son événement !

Notre Agence Bisons a précédemment eu l’honneur d’accompagner la Banque Populaire du Massif Central dans l’élaboration d’une convention d’entreprise d’une journée axée sur le digital. Convaincu que la bonne utilisation du digital permet une meilleur participation de la part de tous, nous avons mis le meilleur de nos animations digitales à l’oeuvre ! En plus d’avoir proposé une scénographie et un stage design sur-mesure pour l’événement, nous avons également proposé à l’événement notre jeu vidéo mapping. Il s’agit d’une animation digitale permise grâce à un mapping vidéo sur une surface donnée, invitant ses participants à jouer à une partie de casse-briques rétro ! Pour une convention d’entreprise, le mapping vidéo peut vous permettre de proposer à vos invités de nombreuses animations interactives qui marchent uniquement depuis une projection !

De plus, si vous pensez qu’une animation plus créative et personnelle atteindra plus facilement vos participants, laissez-vous séduire par un livre d’or digital. Cette animation, c’est la valeur sûre pour de la participation sous forme digitale et originale ! Le livre d’or numérique marche à partir d’un simple numéro de téléphone sur lequel chaque participant est libre d’envoyer messages, photos et/ou vidéos. Ces envois seront par la suite projetés sur la surface choisie en amont de votre convention d’entreprise, ce qui résultera en un mur personnalisé et unique ! Il s’agit d’une animation fédératrice et amusante, en particulier si l’ensemble de vos équipes présentes se prête au jeu.

Comme pour de nombreux événements, il est important de communiquer avant, pendant, et après votre convention d’entreprise.

La communication en amont de votre convention vous permettra de créer des invitations personnalisées, et de vous assurer que tout le monde sera bien présent le jour J. Si vous en avez les moyens, vous pouvez réaliser des invitations originales et créatives sur lesquelles vous indiquerez le sujet principal de cette convention d’entreprise.

Communiquer pendant votre convention d’entreprise maximisera vos chances de pouvoir networker. En effet, le networking dans un événement d’entreprise est très important ! C’est là où vous pouvez jouer toutes vos cartes afin de rencontrer, fédérer, et fidéliser de potentiels prospects. De plus, communiquer pendant votre convention d’entreprise sur vos réseaux sociaux vous permettra d’alimenter les différentes pages sur lesquelles votre structure se trouve… bien que ce point là soit également très important à l’issu de cet événement.

Après votre convention d’entreprise, pensez à effectuer une communication d’événement efficace et claire. C’est l’occasion pour vous d’utiliser tous les types de contenu que vous aviez à disposition lors de votre convention ! Photos, vidéos, livre d’or digital, remerciements … La communication événementielle s’effectue de nombreuses manières de nos jours, et bien souvent, c’est en vidéo. Si vous en avez les moyens, pensez à prévoir un photographe/vidéaste dans votre budget. Avec sa présence, oubliez le souci de devoir prendre du contenu de qualité sur place !