ÉVÉNEMENT HYBRIDE : LE FUTUR DE L'ÉVÉNEMENTIEL

D'un point de vue positif, la pandémie a permis à de nombreux secteurs d'activité de se réinventer, notamment celui de l'événementiel, qui a rapidement fait preuve de résilience et de créativité.

Après plus d'un an de pandémie, qu'en avons-nous appris ? Et qu'en sera-t-il des événements de demain ?

On nous demande souvent à quoi ressemblera l'événement demain. Pendant que certains prédisent un retour vers le présentiel, d'autres ne jurent que par l'événementiel en ligne. En réalité, nous pensons que la meilleure solution se situe entre ces deux extrêmes : l'événementiel hybride. Armé d'un bon équipement, l'événement hybride offrira lui aussi l'accès à distance qui permettra de surmonter les barrières de la langue et de la mobilité.

De cette façon, l’événement développera son impact et favorisera la participation de tous, notamment des personnes qui découvrent peut-être ce nouveau format ou qui n'étaient pas familiarisées avec.

Avec l'événementiel hybride, de nouvelles possibilités s’ouvriront en termes de contenu, d’audience et d’expérience.

Un événement hybride est un mix entre un événement physique et un événement digital. Il s'agit donc d'un événement physique auquel participe également un public à distance. Nous pouvons donc parler de 2 publics : l'un physique et l'autre en ligne, qui participent à un même événement mais à des endroits différents. L'accès à cet événement se fait par un dispositif digital de diffusion sur internet pour permettre au public de participer et d'interagir avec l'événement où qu'il se trouve.

Selon Brian Lovett, il y a de la place pour des "changements plus audacieux qui ouvrent la porte à plus de participants." L'événement hybride n’essaye pas simplement de transformer ce qui a été fait en vidéoconférence. Cependant, la coordination d’une conférence hybride implique un processus de planification différent des événements traditionnels. Les planificateurs doivent porter une attention particulière à leur public en ligne.

Lors d'un événement hybride, une bonne plateforme de diffusion peut fournir des fonctionnalités interactives. En parallèle, un personnel dédié doit être disponible pour guider les interactions et aider à franchir la barrière virtuelle.

En termes d'avantage, les événements hybrides offrent la possibilité d’avoir une communication à la fois synchrone et asynchrone. C'est-à-dire, des échanges à la fois physiques et en temps réel puis des échanges auxquels les participants contribuent à différents moments sans qu'il soit nécessaire que tous soient connectés. Ceci se révèle alors très efficace pour encourager l’engagement tout au long du cycle de vie d’un événement hybride.

• Augmentation de la portée et de la fréquentation

Il s'agit-là d'une excellente opportunité d'inviter et de capturer une nouvelle audience.

• Engagement de votre public

Un engagement des participants physiques et connectés entre eux ainsi qu'avec vos intervenants et ce avant, pendant et après votre événement.

• Réduction de l'impact environnemental

Moins de déplacements et de déchets pour des effets bénéfiques sur l'environnement.

• Réduction des coûts de déplacement

Moins de coûts en termes de frais kilométrique, d'hébergements, de restauration, etc.

• Durabilité des contenus

Le contenu proposé reste disponible sur la plateforme de diffusion pour une durée pré-définie.

• Meilleur ROI

• Collecte de DATA

• Avant l'événement : Pensez à un concept créatif qui mobilisera vos participants
• Pendant l'événement : Embarquez vos participants par le biais d'animations et activités qui favoriseront leur participation
• Après l'événement : Prolongez l'expérience

En proposant des séquences aux formats variés, vous donnez du rythme à votre événement, vous stimulez l'attention et la concentration de vos participants en alternant les contenus. Pour cela, vous pouvez par exemple proposer des plénières, tables rondes, ateliers participatifs, team bulding, jeux collaboratifs, quiz ...

Un événement hybride suit une ligne éditoriale propre à lui. Il nécessite :

- 1 écriture spécifique,

- D'être concis,

- D'aller à l'essentiel,

- D’accompagner vos orateurs en amont dans la préparation de leurs interventions.

Que ce soit au sein de votre studio ou du lieu d'accueil pour votre événement, le plateau TV mis en place doit plonger vos participants dans un univers à part entière même si l’écran d’ordinateur les en sépare. Grands écrans ou fond vert, offrent des possibilités d’expériences originales et plongent votre public en total immersion.

Des contenus de qualité sont la clé d'un événement réussi que ce soit en présentiel ou en distanciel ! Créateurs de valeurs, ils rythment et dynamisent le déroulement de votre événement et captent l'attention du public.

L'interactivité est un enjeu majeur lors d'un événement hybride. Vous pouvez donc proposer des séquences interactives toutes les 15 minutes pour dynamiser votre événement et mesurer la participation de votre audience. Pour cela, optez pour des sondages, sessions Q&A, activité en ligne, White Board chat live, …

L'équilibre entre les temps online et offline permet de redonner du souffle et d'impliquer vos participants dans le déroulement de votre événement. Mettez donc en place des pauses (pour souffler) mais surtout à des moments stratégiques !

• Les pauses récupératrices : Entre 3 et 5 minutes toutes les heures 
• Les pauses gourmandes : Juste le temps de remplir son estomac 
• Les pauses expérimentations : C'est le moment, par exemple, de découvrir, essayer et manipuler un nouveau produit présenté sur place ou livré en amont 

Étant aussi connecté, un événement hybride doit d'être au moins 3 fois moins long qu'un événement en présentiel pour être le plus impactant possible et pour ne pas perdre l'attention des participants en ligne.

NB : 12 minutes est le temps moyen de concentration d'un adulte devant son écran tandis que la durée continue maximum devant un écran est de 2 heures

Qui dit favoriser l'engagement au-delà de l'événement, dit étendre la durée de celui-ci.

• Avant l'événement : mobilisez les participants en les impliquant dans la co-construction de l'événement (Teasing vidéo, partage de contenus, ateliers de travail virtuel, sondages, boîte à questions).
• Après l'événement : Prolongez l'expérience participant afin d'appuyer l’impact de l’événement dans le temps (Bonus exclusifs, forums virtuels, enquête de satisfaction...).

Choisissez une plateforme de diffusion totalement modulable et personnalisable pour immerger vos participants dans un univers digital, graphique, sonore et visuel à votre image. En effet, en privilégiant une interface attrayante et accessible, vous donnerez envie à vos participants de rester et vous allongerez donc leur temps de connexion et d'interaction. Aussi, n'hésitez pas à créer différents espaces distinct pour participer à la bonne expérience des participants : Hall d'accueil, salle de réunion, salle d'exposition, forum de discussion, espace d'échange entre partenaires… Préférez donc une plateforme unique capable de gérer le pré et post event : inscriptions, site vitrine, agenda, paiement, gestion des speakers, notifications, replays, enquête de satisfaction...

Pour garantir une expérience unique qui répond à toutes les attentes, vous pouvez opter pour l'utilisation d'une Web app d'interactivité extérieure à votre plateforme pour offrir des fonctionnalités plus riches et plus abouties (mur interactif avec message texte et selfie).

Bien sûr, comme pour tout autre événement, vous êtes responsable de la sécurité et de l’utilisation appropriée des données collectées et stockées sur votre plateforme, il est donc essentiel que ces données soient gérées en toute conformité (RGPD).