Qu'il s'agisse d'un webinair, d'une conférence, d'un pot de départ ou tout autre type d'événement en ligne, il est impératif de le planifier bien à l'avance afin de le préparer avec soin. Une bonne planification tient compte des disponibilités de chacun pour pouvoir trouver la date idéale pour l'événement.
Qui dit "date idéale" dit aussi durée idéale ! En effet cet élément n'est pas à négliger car c'est en général ce qui peut jouer sur le taux de présence et de participation de votre public.
Notre agence événementielle et digitale Bisons, vous propose dans cet article les facteurs clé pour gérer la planification de votre prochain événement en ligne.
1/ Trouver le moment idéal pour planifier son événement en ligne : Se référer aux impératifs de l'entreprise
La première étape est de s' assurer de la disponibilité de l'ensemble des collaborateurs et participants. Ensuite, assurez-vous que la date prévue pour organiser votre événement en ligne soit libre. Que ce soit interne ou externe à l'entreprise. Évitez donc les jours de rendez-vous immanquables, par exemple. Ou encore les périodes de rush, les jours fériés ou les jours de congés de vos salariés.
S'ajoutent à ces événements dits "prévisibles", les inattendus. Il s'agit donc de bien anticiper un éventuel report de votre événement notamment en cette période de pandémie.Et, surtout s'il est question d'un événement d'une journée seulement.
Au-delà des spécificités, nous vous recommandons de communiquer la date de l'événement au moins 1 semaine à l'avance puis de le rappeler au moins 1 jours avant.
2/ Repérer le moment idéal pour son événement en ligne grâce à un outil de planification
Pensé et mis en place par des chefs d’entreprise souvent habitués à annuler leur participation à des événements, l'outil MeilleureDate est adapté pour trouver le moment idéal pour organiser votre événement en ligne.
Il s'agit d'une plateforme digitale paramétrée par un algorithme capable d'identifier les dates idéales pour l'organisation d'un événement. Il s'appuie sur différents critères : période, nombre de jours dédiés à l'événement, nombre de visiteurs attendus ...
MeilleureDate propose également différentes prestations sur demande : production de cartographies analytiques d’événements (par secteur, lieu, taille…), enquêtes de satisfaction visiteurs et exposants, et entre autre, études de la meilleure date à prévoir.
Le choix d'une date précise garantie la réussite de vos événements professionnels. C’est une étape clé à ne pas sous-estimer, ce choix vous permettra d’optimiser la fréquentation de votre événements !
De plus, l'heure est tout aussi importante. En effet, un événement qui débute entre 9 h et 10 h est susceptible d'attirer plus de monde et de garantir la participation de tous vos invités puisqu'il s'agit du créneau ou le pic de pic de connexion est le plus fort. On évite ainsi les événements en fin de journée, même de courte durée.
3/ Adaptez la durée de votre événement
Que ce soit pour un événement physique ou en ligne, en plus du moment idéal pour organiser celui-ci, sa durée est une notion importante. En effet, il s'agit d'un point crucial car un événement qui dure trop longtemps a tendance à vite ennuyer les participants. Et surtout si celui-ci se déroule en ligne !
À moins que vous proposiez un contenu interactif à votre public, sachez que vous pouvez perdre l'attention de ce dernier au bout des 30 premières minutes. Il est donc important de réduire son contenu. Oubliez les longues journées de 8 heures sauf si vous prévoyez de bonnes animations au cours de la journée. Privilégiez donc les courtes durées avec des sessions de 30 minutes maximum et surtout, des temps de pause.
Comme évoqué précédemment, si l'événement virtuel en question nécessite une durée assez longue, pensez à quelques animations qui feront toute la différence. Elles permettront d'engager votre public qui se sentira "acteur" de votre événement.
Votre webinair, conférence, convention ou autre deviendra alors nettement plus court qu'à son habitude et surtout plus interactif.
Notre agence Bisons vous accompagne et vous conseille tout au long de l'organisation de votre événement en ligne. Nous mettons à votre disposition notre savoir-faire et vous proposons des animations digitales pour animer vos événements et faire participer votre public. Des défis, des challenges, des minis-jeux ... nous adaptons nos animations à vos besoins et à la thématique de votre événement pour rendre ce moment inoubliable pour vos équipes et surtout, pour les souder davantage !
Si vous n'avez pas encore prévu de date exacte, nous sommes également en mesure de vous aider à planifier le moment idéal pour organiser votre événement en tenant compte des impératifs de votre entreprise. En fonction de votre événement, nous pouvons aussi vous guider sur la durée idéale pour laquelle il faut opter.
Vous êtes prêt.e à ravir les participants de votre événement en ligne ? Nous aussi !