Qu'est-ce qu'un webinaire et pourquoi en organiser ?

Le webinaire est un type d’événement 100% en ligne qui consiste à présenter quelque chose, à la manière d’une conférence, entièrement à distance. Il s’agit avant-tout d’une contraction entre les mots “web” et “séminaire”, qui réunit généralement les personnes d’une même entreprise. En effet, le webinaire est très souvent utilisé dans des domaines professionnels. Là où les présentateurs en profitent pour partager un type de contenu informatif et interactif à une communauté spéciale.

Vous l’aurez compris, un webinaire est une technologie très intéressante, et surtout utile dans la communication digitale ! Les nombreuses fonctionnalités qu’il présente peuvent être très utiles pour son déroulé, tout comme son accessibilité. Alors, que vous soyez ici en vue de la préparation de votre futur séminaire digital ou par simple curiosité, préparez-vous à devenir un.e pro du webinaire !

À travers cet article de blog, notre agence événementielle lyonnaise reviendra sur l’organisation et la préparation d’un webinaire, sa diffusion live et son suivi en temps réel, et nous vous présenterons une étude de cas d’un webinaire précédemment organisé dans notre agence.

Vous avez d’importantes informations à partager à votre groupe, mais pas le temps ni les moyens pour organiser une conférence en physique ! Pas de panique ! Organisez un webinaire ! Il suffit d’une bonne présentation, d’une plateforme de diffusion accompagnée d’un lien et d’un bon équipement micro/caméra pour que le tour soit joué.

Évidemment, organiser un webinaire en entreprise requiert plus de préparation. Mais cela reste un événement très facile à mettre en place, et pour n’importe quel type de communiqué ! Par exemple, un webinaire peut être organisé et partagé aux employés d’une même entreprise pour partager une nouvelle importante. Intégration de nouveaux membres, changement de direction ou de pôle, nouveau plan stratégique, rebranding, anniversaire d’entreprise, etc.

Les gens aiment être informés et suivre l’évolution d’une structure en temps réel. De plus, si vous êtes à la tête d’un webinaire, cela montrera aux spectateurs l’investissement que vous mettez au coeur de votre entreprise. Car en plus d’être une nouvelle technologie impressionnante, le webinaire permet de faciliter la prise de parole et les entretiens en direct entre l’organisateur et les spectateurs.

Ici, il est question de mettre en place un webinaire uniquement en entreprise. Nous parlons donc d’événement en interne. Mais pas de panique, les webinaires peuvent également se faire en externe !

Un webinaire, ça fonctionne pour tous les types d’événements ! Au niveau interne ou externe, les possibilités sont infinies !

Nous avons évoqué dans la première partie les raisons pour lesquelles organiser un webinaire en entreprise. En effet, elles sont nombreuses ! Nous sommes convaincus que, en particulier pour les très grands groupes, organiser des webinaires plusieurs fois dans l’année peuvent apporter beaucoup de bénéfices à une entreprise. Concernant l’investissement de ses employés, le développement de la culture d’entreprise, l’utilisation de nouvelles technologies, l’originalité dans la communication, l’actualité, … Un webinaire peut faire la différence, oui !

Mais sur le plan externe, qu’est-ce que ça donne ? 🤔

Ici aussi, les raisons pour mettre en place un webinaire sont nombreuses. Un webinaire peut être organisé dans des buts promotionnels ou informatifs, concernant un produit, service, ou même une entreprise. Dans un contexte purement marketing ou de formation, un webinaire est très intéressant. Surtout si l’audience ciblée est aussi attirée vers lui le jour J. De plus, c’est l’occasion pour vous de rencontrer des nouveaux prospects lors de cette conférence en ligne ! Prochains clients ou collaborateurs, même si il s’agit d’un événement digital, un webinaire est aussi un lieu de rencontre pour professionnels.

Vous l’aurez compris, un webinaire peut être très intéressant pour votre business ! Il peut vous apporter à la fois de nouveaux leads, clients, et plus de visibilité. Mais pour cela, veillez à entreprendre une bonne mise en place en amont ! Ci-dessous, nous avons sélectionné les étapes les plus importantes pour la bonne organisation et le bon déroulé d’un webinaire.

• Le choix du thème : Basique, mais primordial ! Avant de penser au déroulé de votre webinaire, assurez-vous d’avoir pré-sélectionné un thème intéressant, attirant et percutant. De quoi faire venir et tenir en haleine vos spectateurs, obtenir de l’intérêt, et savoir de quoi vous parlez.
   
• La problématique : Similaire au choix du thème, pensez à une problématique. Rien d’obligatoire ici, si ce n’est qu’il paraît intéressant de poser une question à vos futurs spectateurs en amont du webinaire. Évidemment, votre conférence pourra tourner autour de cette question et de votre développement à celle-ci.
   
• L’invitation : Personne n’a envie d’animer un webinaire sans aucun spectateurs ! Prévoyez à l’avance de faire des invitations à envoyer à votre entourage, ou à partager sur vos réseaux sociaux. Il est primordial d’effectuer de la communication digitale pour cette technologie si vous voulez obtenir du succès dessus. Faites du teasing votre webinaire à l’aide d’un poster, d’une date, ou d’un message !
   
• Le choix de la plateforme : Aujourd’hui, il existe de nombreuses plateformes qui peuvent vous permettre de réaliser un webinaire. Beaucoup d’entre elles sont gratuites, et nécessitent seulement une inscription de votre part. Pour plus d’informations, consultez notre article sur la plateforme de diffusion à choisir pour votre webinaire. Certaines possèdent beaucoup de fonctionnalités très intéressantes à l’animation de votre présentation !
   
• La prise en charge du matériel : Évidemment, pensez au matériel que vous utiliserez le jour de votre webinaire. Un bon micro afin d’assurer un bon retour son à vos spectateurs, et une caméra de qualité afin de prévoir un webinaire en HD. Pour réussir la captation vidéo de votre webinaire, en particulier si vous utilisez votre webcam, prévoyez la crème du matériel à l’avance !

Webinaire et diffusion live sont bien souvent liés, en particulier pour ceux qui sont organisés en externe. La différence avec les webinaires qui sont organisés uniquement pour les employés d’une même entreprise, c’est qu’ils ne nécessitent pas forcément d’une plateforme de diffusion. Un lien Teams un Zoom peut très bien faire l’affaire. Alors que pour un webinaire organisé en externe, vous pouvez tout à fait voir plus grand, et mettre en place une diffusion live vers celui-ci.

De nombreuses plateformes existent déjà pour faire des lives, et sont très faciles d’utilisation. Et cela sans parler de la plupart des réseaux sociaux qui disposent aujourd’hui d’une fonction “diffuser en direct” (c’est le cas pour Instagram, YouTube, Tik Tok, Facebook, etc.). Mais à l’aide d’une plateforme de diffusion live pensée pour les professionnels et pensée pour des projets comme des webinaires, votre événement aura tout de suite plus d’allure !

Par exemple, la plateforme de diffusion live evenement.tv que notre agence digitale a mis en place vous permet de nombreuses fonctionnalités. C’est la plateforme qu’il vous faut pour du contenu vidéo événementiel de qualité, et en direct ! URL dédiée, habillage et disposition de la page, interactivité, sécurité, analyse des données, … Passez le cap, et passez en mode live !

Depuis ce début d’année 2024, notre agence événementielle à Lyon a mis en place un accompagnement RSE complet pour ses clients. C’est-à-dire que pour tous les événements que nous accompagnons, nous proposons en parallèle de nos services en production événementielle un bilan carbone. L’objectif de celui-ci ? Mesurer l’empreinte de l’événement, analyser ses facteurs les plus polluants, et émettre des hypothèses sur la manière de réduire son empreinte. Suite à cela, et toujours dans une démarche de communication autour de nos actions en événementiel durable, nous avons mis en place des webinaires RSE. L’idée nous est venue suite au Salon SBE organisé à Lyon : un salon destiné aux professionnels de l’événementiel durant lequel nous avons tenu une conférence sur l’événementiel éco-responsable.

L’idée est donc d’organiser un webinaire qui se répètera une fois par mois, intitulé “Mesurer l’Empreinte Carbone de votre Événement”. Il s’agit d’un type de communication RSE dont nous nous servons à la fois pour communiquer sur nos actions, transmettre nos idées, élargir notre réseau, et surtout avancer vers un mode d’événementiel plus responsable. Une affiche a été réalisée à l’occasion, et partagée sur nos réseaux sociaux respectifs. Les personnes inscrites au webinaire reçoivent une notification peu avant, et disposent d’un temps d’échange à la fin de celui-ci. De quoi partager leur retour en direct, ce qui est bénéfique pour nous !

Chaque webinaire est organisé sur Teams, en raison de l’audience restreinte à laquelle nous nous adressons, et présenté par le directeur de notre agence en personne 😎 ! Des cas concrets y sont présentés via un diaporama qui présente des statistiques vérifiées. Une expérience que nous prenons plaisir à faire !

Toutes les étapes à la mise en place de votre webinaire ont été réalisées, et vous venez de clôturer ce dernier. Le sujet sur lequel vous avez communiqué était pertinent, votre audience était engagée, le webinaire s’est déroulé sans accroc et vous vous en souviendrez comme une expérience enrichissante… Mais que faire une fois que c’est terminé ? Les étapes de fin d’un webinaire ne sont pas à négliger. Surtout si vous comptez en organiser d’autres par la suite.

Commencez déjà par analyser les statistiques de votre webinaire : nombre d’invités/de participants, taux d’engagement, réponses aux questions posées, temps, etc. Rien de mieux que d’avoir des preuves chiffrées sous les yeux afin d’analyser les points positifs et négatifs d’un projet. Utilisez-les donc pour améliorer vos points faibles, et ne pas commettre les erreurs potentiellement commises pendant ce webinaire !

De plus, un mail ou un communiqué de remerciement est toujours apprécié. Cela montre l’intérêt que vous mettez dans ce projet, et la manière dont il vous tient à coeur. De plus, toujours concernant des types de communication événementielle, partagez cette expérience sur vos réseaux sociaux ! Un webinaire est un événement digital très intéressant sur lequel communiquer, alors allez-y ! Surtout si vous disposez de contenu visuel (clip vidéo, affiche, capture d’écran) à partager.

Au final, organiser un webinaire peut être une action très intéressante à entreprendre dans une entreprise. Que vous ayez un message très important à faire passer, ou simplement un retour d’expérience à partager, le webinaire se prête facilement à tout.