La mise en place d’un événement virtuel nécessite une organisation irréprochable. Par conséquent, il est essentiel de définir au préalable, les points les plus important à respecter pour éviter de commettre des erreurs.

Ne pensez pas qu'organiser un événement virtuel ou hybride est plus facile car les contraintes logistiques sont moindres. Surtout, ne faites pas l'erreur de vous y plonger sans réfléchir ! L’objectif n'est pas seulement de se démarquer de la concurrence, mais d'amener votre public dans une autre dimension afin qu'il ait l'impression de quitter le salon pour aller là où vous l’emmenez !

Soyons donc clair, un événement virtuel nécessite plus d’organisation qu’un événement physique. Bien plus qu’en présentiel, un événement en ligne nécessite une bonne ergonomie et surtout, de l’interactivité ! Misez sur un contenu interactif pour animer votre événement, le rendre vivant et dynamique et surtout, pour favoriser la participation.

En effet, ce contenu apporte une dimension ludique à votre événement virtuel : vos participants peuvent par exemple avoir accès à des outils interactifs tels que des sondages, des quiz, un ou plusieurs votes en direct, le chat, ou encore un nuage de mots-clés qui évoluent au fil de votre événement en ligne pour réduire la quantité d'informations partagées. Vous pouvez également envisager d'incorporer des vidéos interactives pour illustrer une partie de votre discours.

Le contenu interactif permet à votre public de s'approprier le contenu, et brise la monotonie de votre événement !

Pour cela, ne vous contentez pas seulement d’une simple présentation PowerPoint. Même si ces présentations sont simples et plutôt efficaces, elles ne provoquent pas l’effet attendu auprès des participants. Lorsque vous organisez un événement virtuel, vous devez garder à l'esprit que vos invités s'attendent à une véritable expérience. Les invitations à toutes sortes de webinaires et autres événements en ligne sont en augmentation et il est donc essentiel de se démarquer pour impressionner.

Pensez à une nouvelle façon de partager votre message. Le contenu doit pouvoir captiver vos participants. Adaptez le contenu à votre secteur d’activité. Par exemple, vous être une société dans le secteur de la restauration ou de l’alimentaire ? Pourquoi ne pas proposer un petit cours de cuisine ou un apéro digital ? Vous êtes plutôt dans le domaine de la santé ? Proposez à vos invités une petite séance sport groupée à distance !

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Que ce soit pour un événement physique ou un événement virtuel , la durée est une notion importante. En effet, un événement qui dure trop longtemps a tendance à vite ennuyer les participants. Et surtout lorsque celui-ci se déroule en ligne !

Même si vous proposez un contenu interactif à votre public, sachez que vous pouvez perdre l'attention de ce dernier au bout des 30 premières minutes. Il est donc important de réduire son contenu. Oubliez les longues journées de 8 heures sauf si vous prévoyez de bonnes animations au cours de la journée. Privilégiez donc les courtes durées avec des sessions de 30 minutes maximum et surtout, des temps de pause.

Si l'événement virtuel en question nécessite une durée assez longue, n’oubliez pas les animations qui feront toute la différence. Elles permettront d'engager votre public qui se sentira "acteur" de votre événement.

Votre webinair, conférence, convention ou autre deviendra alors nettement plus court qu'à son habitude et surtout plus interactif.

Lors d’un événement en ligne, il est recommandé de prévoir un temps de parole par personne. Vous pouvez par exemple nommer une personne (souvent l’hôte ou l’animateur) qui désignera la personne qui parlera au fur et à mesure. Pour cela, on privilégie le plus souvent les petits groupes de 5 personnes maximum.

Il ne faut pas oublier qu’un événement en ligne ne reprend pas les codes d’un événement en physique. En présentiel, un simple regard ou autre type de langage non verbal peut suffire pour se comprendre et savoir qui parle à quel moment. Dans le cas d’un événement virtuel, ce n’est pas possible. C’est pour cela qu’il faut préparer les temps de parole au préalable pour éviter les blancs ou à l’inverse, le brouhaha.

La mise en place d’un événement digital nécessite une organisation irréprochable. La définition des objectifs et l’identification de la cible permettent ainsi de gagner considérablement du temps. Par conséquent, vos objectifs commerciaux doivent être clairs, compréhensibles et aussi précis que possible. Afin de définir vos objectifs et organiser au mieux votre événement, vous pouvez vous poser ces quelques questions :

Qui : Qui sont les parties prenantes mises à contribution pour atteindre cet objectif ? quelles sont vos cibles ?
Dans quel but : que cherchez-vous à accomplir ? Quel message souhaitez vous passer ?
Quand : Combien de temps faudra-t-il pour terminer cette tâche ? de combien de temps disposez vous ?
Où : dans quelle zone géographique s’applique-t-il ?
Comment : Quelles ressources prévoyez-vous d'utiliser pour atteindre vos objectifs? Quels outils sont utilisés pour les contrôler ?

Pour mener à bien votre événement, il est essentiel de définir son déroulé en amont. Autrement-dit, un programme clair afin de structurer l’événement en différents temps : temps fort, temps faible, temps d’échange, temps d’écoute, etc. Travailler sur le déroulé et les différents formats va permettre de rendre votre événement dynamique et attractif et de limiter tout décrochage des participants.

Il s’agira donc, comme dit précédemment, de définir les temps de parole de chaque intervenants lors de conférences, tables rondes, ateliers, rendez-vous experts et forum de discussion.

Pour lutter contre ce décrochage, il est impératif d’engager le public en lui donnant la parole, en l’invitant à interagir et à participer. Mais il est également important de travailler sur le rythme de son événement pour garder une dynamique tout au long de la journée. Des formats innovants et ludiques vont permettre une meilleure attention et une mémorisation plus importante.

Croire que vous pouvez combiner plusieurs outils différents pour assurer l'organisation, l'interactivité, la collaboration entre les participants et une transmission fluide est l’une des premières erreurs que vous pourriez commettre !

En choisissant notre agence événementielle Bisons par exemple, vous optez pour un accompagnement sûr. Notre plateforme vidéo evenement.tv permet la diffusion de contenu vidéo live entièrement modulable et personnalisable. Diffusez votre événement virtuel et hybride en live streaming.

Grâce à evenement.tv, vos événements à distance disposent d’une page dédiée entièrement personnalisée : fond, typo, couleurs, texte, etc, et peuvent être réalisés en live ou en replay. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles afin de permettre aux participants d’interagir : chat, questions/réponses, sondages … L’agence Bisons peut aussi vous fournir une régie TV afin de capter, réaliser et streamer en live votre événement.

Dans le monde de l’événementiel, et surtout durant les événements en ligne, il ne faut pas sous-estimer les imprévus. Cependant, il est possible de limiter leurs effets en les anticipant bien à l’avance. D’où l’importance de bien former les intervenants en amont ! La réalisation d’un déroulé extrêmement détaillé ainsi qu’un filage en condition est obligatoire : animateur, intervenants au plateau ou en duplex, interactivité. A l’instar d’un événement physique, la présence d’un régisseur est nécessaire afin d’assurer la bonne coordination de tous les intervenants.

Enfin, avant le jour j, il est fortement recommandé de prévoir une session test. Celle-ci aura pour intérêt de vous familiariser avec les fonctionnalités de la plateforme utilisée et de multiplier les essais afin de vous assurer que tout fonctionne. Testez donc votre connexion internet, votre caméra, votre micro, votre luminosité (attention au contre-jour) etc. Assurez-vous que tout soit parfait et qu’il n’y est aucune nuisance pour garantir un événement fluide et sans fail !

Maintenant vous savez tout, alors plus possible de commettre d'erreur ! 😉