Les 5 KPI à suivre pour l’efficacité d’un événement !

Organiser un événement professionnel, c’est un défi de taille. Entre la logistique, la communication événementielle qui en découle, la préparation d’animations et la gestion des invités, il est facile de se laisser emporter ! Mais parmi toutes les étapes et éléments clés à ne pas oublier se trouve la mesure de la performance d’un événement. Autrement dit, les KPI à suivre pour connaître l’efficacité d’un événement. Définir des indicateurs de performance clés (KPI) dès la phase de planification est essentiel pour évaluer l’impact réel de votre événement.

Les KPI (Key Performance Indicators) sont des données chiffrées qui vous permettent de suivre vos objectifs et de mesurer le succès de votre événement. Mais beaucoup d’entreprises négligent encore cette étape dans le stress de l’organisation d’un événement. Bien souvent par faute de temps, certains préfèrent mettre leur énergie dans d’autres sujets comme réduire leur impact environnemental. Résultat : elles se retrouvent à la fin de l’événement sans véritable moyen d’analyser leur retour sur investissement, ni chiffres clés leur permettant de connaître si ce projet a réellement été à la hauteur de leurs attentes.

Si les KPI sont si important, c’est que ces derniers aident à ajuster une stratégie et à prouver la rentabilité de votre événement. Si vous souhaitez améliorer les futures éditions de votre séminaire d'entreprise, avoir des KPI bien définis est une étape clé ! Or, il est inutile de se noyer sous une avalanche de chiffres. Avoir beaucoup trop de KPI à suivre pour mesurer l’efficacité d’un événement peut en effet vous perdre sous une tonne de chiffres. Pour vous guider, nous avons sélectionné pour vous 5 KPI essentiels à suivre pour assurer le succès et la performance de votre futur événement d’entreprise.

Le taux d’engagement est un KPI essentiel à suivre pour mesurer l’efficacité d’un événement. D’autant plus si vous organisez un événement hybride ! Il s’agit-là d’un type d’événement professionnel très populaire depuis la crise sanitaire, qui nécessite la présence de participants sur place et en ligne. L’engagement de la part des participants peut donc se faire de différentes manières :

• Si vous organisez une conférence dans une assemblée générale, à vous de mesurer combien de questions ont été posées. Que ce soit en physique ou via un chat en direct, le nombre de questions par rapport au nombre total de participants vous donnera une idée de leur intérêt.
   
• Si votre événement possède un hashtag précis, analysez le nombre de publications postées sous ce hashtag sur les réseaux sociaux. Il s’agit d’un important KPI pour l’efficacité d’un événement, et pour voir si celui-ci marche également via le digital.
   
• Enfin, si des animations digitales sont proposées lors de votre événement, à vous de mesurer le nombre de participations ! Scans de QR code, clics sur des liens, etc.

Il s’agit d’un KPI basique pour mesurer l’efficacité d’un événement, mais toujours très utile pour connaître l’intérêt que l’on lui donne. Connaître le taux de participation pour votre événement peut vous offrir des données assez utiles pour vos futurs projets. Par exemple, cela pourra vous aider à choisir quel type de lieux événementiel proposer à vos invités pour la prochaine fois, ou encore à réfléchir à la quantité de nourriture.

Ce KPI peut se mesurer de la façon suivante : analysez le nombre d’inscrits de façon initiale, ainsi que le nombre de personnes finalement présentes sur les lieux. Pour certains événements, une grande différence peut apparaître en fonction des imprévus de chacun. Connaître cette différence de participation et l’analyser avec le temps pourra notamment vous servir pour vos futures stratégies en marketing événementiel.

Lorsqu’un participant assiste à un événement d’entreprise (tout format confondu), le temps qu’il y consacre est un très bon indicateur ! En effet, le temps moyen passé un événement est un excellent KPI à suivre pour l’efficacité d’un événement. Mais dans certains cas, la durée de présence ne reflète pas toujours l’engagement réel : lors d’une convention d’entreprise ou d’une conférence physique, les participants restent parfois par obligation.

En revanche, ce KPI est très efficace pour les événements en ligne, où il est facile de se déconnecter à tout moment. Cet indicateur prend tout son sens à ce moment là ! Le temps moyen passé par participant permet de mesurer l’attractivité de votre contenu et la capacité de votre événement à capter l’attention sur la durée. En vous focalisant sur ce KPI, vous pourrez facilement déterminer si le contenu que vous proposez à vos invités connectés en ligne est pertinent ou non. Si les chiffres sont bas, cela peut indiquer que les sessions ne sont pas assez dynamiques, que les sujets ne répondent pas aux attentes, ou que vous n’avez pas assez songé à proposer de l’intéractivité lors de ce projet. Pour cela, nous vous conseillons de vous référer à notre large liste d’animations digitales participatives pouvant favoriser la cohésion de n’importe quel événement hybride/en ligne !

Ce KPI à suivre pour mesurer l’efficacité de son événement marche uniquement si celui-ci a une certaine portée sur les réseaux sociaux. La communication d’événement n’est pas une tâche facile à mettre en place, mais ses résultas peuvent néanmoins être très bénéfiques pour une structure ! Pensez alors à établir des KPI concrets et qui sauront correctement refléter la performance et la pertinence du contenu que vous proposerez à vos participants. Le nombre de mentions de votre événement en ligne, sur les réseaux ou dans la presse médiatique n’est donc pas un KPI à prendre à la légère.

C’est une excellente manière de voir comment les internautes communiquent sur votre événement (en bien, en mal, les retours d’expériences, les photos, …). Pour ce KPI à suivre, il est important de fixer les meilleurs mots clés sur lesquels se focaliser, afin de voir combien de fois votre entreprise et/ou le nom de votre événement sera mentionné. Alors, bon coup de com’ ou non ?!

Le Net Promoter Score (NPS) est un score qui indique la probabilité qu’un client recommande votre entreprise à la suite de l’achat d’un produit/d’un service, à la suite d’un événement, d’une communication, etc. Bien qu’il ne s’agisse que d’une note et non pas de commentaires réels, il s’agit d’un parfait KPI à suivre pour mesurer l’efficacité et la performance de son événement.

Bien que NPS peut se calculer de différente façons, nous vous recommandons de faire passer un questionnaire de satisfaction à votre cible pour l’avoir. Certes, cela nécessite de la préparation en amont, et une bonne communication de ce questionnaire. Mais si celui-ci est rempli de la bonne façon, vous obtiendrez facilement le NPS de votre événement, qui se transformera en un KPI en or ! Évidemment, libre à vous de renseigner les questions de votre choix dans ce questionnaire, comme l’importance la présence de la RSE dans un événement ou autre. Mais ce que vous ne devez impérativement pas oublier, c’est de poser une question concernant la probabilité des répondants à recommander votre entreprise à un ami/proche/collègue. Il s’agit de l’expérience client.

Par la suite, libre à vous d’interpreter ces données. Pensez à bien les garder avec vous, et faites en sorte d’envoyer ce questionnaire à assez de monde pour avoir une idée concrète de votre NPS, basé sur l’avis de nombreuses personnes.