Le contexte
Fondée en 1864, la Société d'Enseignement Professionnel du Rhône (SEPR) a pour but de permettre à tous de s’instruire et de se former. Elle est aujourd’hui le premier centre de formation professionnelle initiale de la région Rhône-Alpes et compte près de 3 600 jeunes apprentis et lycéens, formés à une soixantaine de métiers chaque année.
Le rayonnement national de la SEPR lui permet d’attirer des jeunes de l’ensemble du territoire français. Ouverte à l’international, elle participe à de nombreux échanges professionnels en Europe, au Québec, en Arménie, au Maroc, au Burkina-Faso, et apporte son expertise et une assistance pédagogique à l’étranger, notamment au Liban et en Arménie.
Tous les ans, la SEPR organise ses portes ouvertes afin de permettre aux futurs potentiels étudiants de découvrir les locaux, d’appréhender les spécificités de l'école et de mieux connaître les cursus proposés par l’établissement. C’est aussi l’occasion pour eux de recruter 1 étudiants sur 2.
Et comme chaque année, la même problématique se pose : une perte de temps considérable due à une importante gestion 100 % fait main. C'est la raison pour laquelle nous avons été contactés par la SEPR il y a quelques semaines.
Afin d’organiser la journée portes ouvertes du 10 mars dernier dans les meilleures conditions, nous avons mis en place un processus de digitalisation et d'automatisation pour un gain d'efficacité considérable.
La JPO virtuelle en quelques chiffres :
- Plus de 500 étudiants
- 60 salons virtuels créés
Conseils et accompagnement
Il s’agissait d’une grande première pour la SEPR et notre rôle ne s’est pas seulement résumé à être une agence événementielle, nous nous sommes transformé en agence de conseil et d’accompagnement. Car en effet, un événement en ligne demande une préparation sans failles. Il faut se familiariser avec les outils, s’assurer de la qualité de son environnement, s’assurer d’avoir tous le matériel nécessaire etc. C’est pourquoi il est essentiel de se faire accompagner pour assurer la réussite de son événement !
À cette occasion, nous avons accompagné la SEPR sur :
- La réflexion sur le format et le déroulé de l’événement
- Le paramétrage d’un outil de prise de rendez-vous en ligne
- Le paramétrage des salons 1to1