Avec le distanciel de nombreux acteurs de la tech et du numérique se sont immiscés dans le secteur évènementiel traditionnellement boudé par les investisseurs (sûrement car jugé peu rentable et pas assez scalable). Outre que cela a eu l’avantage d’accélérer de façon considérable l’innovation et les solutions techniques, cela a également eu le mérite de mélanger ces cultures. Au cœur du digital et de son approche client, on trouve deux notions dont vous avez forcément entendu parler l’UX (user expérience) et l’UI (User Interface). Notions résumées par Magnus Revangen 6 points :
- Un site facile à trouver
- Un site accessible sur tous supports
- Un design attrayant
- Une facilité d’utilisation
- Un site crédible et rassurants
- Un site efficace et propre
Les organisateurs ont donc pu être sensibilités à ces notions pour leurs évènements distanciels car ils vont vite compris le risque de perte de participants avec une solution en ligne pas assez ergonomique. Mais avec le retour du présentiel il peut être intéressant de conserver cette approche centrée utilisateur / participant.
Alors en faisant le parallèle avec l’expérience vécue lors de la navigation sur un site internet, quelles sont les points à travailler sur un évènement physique afin d’offrir une expérience participant irréprochable. Nous avons listé 6 points stratégiques au sein de l’agence :
- Un évènement facile à trouve
- Un évènement accessible
- Un évènement attrayant
- Un évènement participatif
- Des relations humaines facilitées
- Une expérience riche
Comme dans le web, pas de recettes miracles pour chacun de ses points puisqu’il s’agit avant tout de faire du sur-mesure et de s’adapter au mieux à sa cible. On a tout de même détaillé chaque point avec quelques rappels.
1. Un évènement facile à trouver
A la manière d’un site web, un évènement doit être facilement trouvable. Cela peut être aidé par la mise en place d’un site internet vitrine bien référencée présentant l’évènement, son programme et ses temps forts, ses intervenants, etc.Toutes les sources de visibilité doivent être exploitées : courriels, presse spécialisée, réseaux sociaux, intranet, newsletter d’entreprise, etc..
Les intervenants et premiers participants sont également de bons ambassadeurs et il peut être pertinent de mettre leurs présences à profit. Produire du contenu en amont de l’événement : petites vidéos, résumé des interventions (le contenu proposé doit susciter de l'intérêt et de la curiosité auprès de votre cible) peut aider à développer la viralité et la visibilité de l’évènement.
2. Un évènement accessible
Il est souvent demandé aux participants de s’inscrire en amont même dans le cadre d’un évènement interne. Ne serais ce que pour prévoir la partie traiteur. Dans ce cas, le plus simple est souvent le mieux. Nous conseillons des solutions simples et intuitive avec un vrai questionnement sur le nombre de champs d’inscriptions en se posant la question de leurs réels intérêts. Il est important que les participants puissent s’inscrire aux différents ateliers et activité en amont afin de planifier leur venue au mieux mais également de se projeter sur leur journée.
Les solutions d’inscriptions proposent souvent des rappels personnalisés avec l’éventuel QR code, mais également la liste des ateliers, et la possibilité d’ajouter à son agenda l’évènement. Étape très stratégique pour limiter le pourcentage de no show. Quand cela est fait à la main, nous utilisons l’outil addevent.
L’accessibilité, est aussi importante sur place avec la mise en place d’une signalétique importante et efficace.
3. Un évènement attrayant
Cela semble une évidence mais il est important de se dire que même un événement interne n’est pas une journée de travail ordinaire. Et que changer d’environnement et d’ambiance permettra une créativité et une abstraction beaucoup plus importante.
Les axes d’amélioration sont nombreux, cela peut passer par la création d’une charte graphique et un habillage dédié à l’évènement. La mise en place d’une scénographie originale sera très importante avec une réflexion sur les déplacement.
La location d’un lieu inspirant peut grandement faciliter ce travail. Mais si le lieu se passe dans vos locaux pour des raisons pratiques ou budgétaires, il sera toujours possible de le revisiter grâce à une décoration et un réagencement.
4. Un événement participatif
Il est primordial de réfléchir aux participants en tant qu’acteur. Dans quelle mesure, participent-ils à la création de l’évènement, son déroulé, ses ateliers ? Dans quelle mesure, ils participeront durant l’évènement : ateliers participatifs, outil de prise de parole, sondage, quiz.
Il est important que cette participation soit mise en valeur et prise en compte et ne pas se limiter à une session de questions / réponses en fin de plénière.
5. Des relations humaines facilitées
La création de liens entre personnes présentes est un objectif très important des participants. En tant qu’organisateur, nous pouvons agir et créer les conditions favorables à la rencontre et à l’échange. Cela ne consiste pas forcément dans la mise en place de solutions de networking parfois un peu rigide et scolaires. Nous privilégierons le travail sur l’ambiance et le mobilier et les situations naturelles de rencontres.
6. Une expérience riche
Faire vivre une expérience mémorable est finalement l’objectif final. En permettant de créer des expériences plus inclusives et immersives, le digital offre de nouvelles opportunités au secteur de l'événementiel. Et depuis la reprise en présentiel, nous nous en sommes inspiré.