Sens du détail, rigueur, créativité...Le métier de chef.fe de projet peut être fait pour vous ! Vous aimez organiser des évènements que ce soit en petit ou grand comité, professionnels ou dans le cadre de votre vie privé...le domaine de l'évènementiel vous ouvre ses portes ! Pourquoi ne pas fusionner les deux ? Le métier de chef de projet événementiel vous permet de participer activement à un événement sans pour autant en être un simple spectateur.
On vous laisse avec la suite pour tout découvrir sur ce métier !
1. Qu'est ce qu'un chef de projet évènementiel
Congrès, conférence, salons professionnels, soirées d'entreprise, festivals, rencontres sportives, ou lancement d'un nouveau produit… la gestion de ces types d'évènements repose sur le chargé de projet événementiel. Son rôle en quelques mots ?
- Concevoir des opérations de communication pour son entreprise ou pour un client,
- Réaliser la mise en oeuvre de l'évènement
- Négocier les budgets
Au quotidien, il se partage son temps entre son agence et ses divers déplacements professionnels qui sont plutôt fréquents. C'est d'ailleurs l'une des raisons pour lesquelles il ne faut pas craindre d'avoir des horaires plutôt irréguliers. La plupart des chefs de projet événementiel travaillent en agence événementielle où ils sont rattachés au directeur ou à la directrice de l'agence ou bien, directeur/directrice de la communication, directeur/directrice de projet événementiel. Tout dépend de l'entreprise dans laquelle il évolue et de sa configuration hiérarchique.
Mais concrètement, en quoi consiste ce métier ?
Le métier du chef de projet événementiel consiste, comme évoqué précédemment, à concevoir et à réaliser un événement pour le compte d’un client. Cet événement peut prendre la forme d’une convention, d’une soirée, d’un séminaire ou d’une remise de prix, par exemple.
De la préparation de l’événement à son bon déroulement, le chef de projet événementiel doit tout gérer. Il s'agit donc pour lui ou elle de :
- Négocier le budget avec les différents prestataires,
- Élaborer le planning des actions à réaliser,
- Organiser et gérer toute la logistique du projet sur le terrain (agencement des espaces, transport du matériel, installation des équipements, décoration…),
- Rédiger les supports de communication (invitations, programme de l’événement,…),
- Prendre en charge les impératifs de déplacement et d’accueil des intervenants (réservations d’hôtel, locations de voitures…).
Le chef de projet n'est autre que l’intermédiaire entre le client et les différentes équipes qui participent à la réalisation de l’événement : régie, réceptionniste, traiteur, ect.
Les principales missions d'un chef de projet évènementiel
Une demande de devis ? Le chef de projet prend le temps d'étudier la demande afin d'anticiper clairement les besoins. Ensuite, il s'agit pour lui de rentrer dans le vif du sujet avec le potentiel client de la façon suivante :
- Il organise et anime une (ou plusieurs réunions si nécessaire) afin d’identifier les souhaits et besoins de ses clients,
- Il établit le cahier des charges et les objectifs de l’événement en interne ou avec son client, en accord avec la culture d’entreprise pour laquelle il travaille,
- Il détaille et négocie le budget alloué à l’événement,
- Il imagine les modalités de l’événement, en accord avec les objectifs et le budget, et apporte son expertise et sa créativité en accord avec les moyens et outils à mobiliser,
- Enfin, il planifie les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l’événement.
Gérer la partie commerciale et administrative de l’événement
- Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l’événement,
- Coordonner les étapes de l’organisation de l’événement et de son animation (choix du lieu, des intervenants…), en s’assurant du respect des deadlines (délais) et des obligations contractuelles,
- Organiser et superviser l’approvisionnement et la logistique associés à l’événement,
- Proposer un plan de communication de l’événement afin d’en faire sa promotion,
- Être garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l’ensemble de l’événement, de sa préparation à sa clôture,
- Être présent le jour J de l’événement afin de s’assurer du bon déroulement du planning, de réagir et être force de proposition en cas de dysfonctionnement.
Gérer les retours clients et mesurer l'impact de l'événement
- Gérer la collecte et l’analyse des retours d’expérience afin de mesurer la satisfaction de ses clients ainsi que des participants à l’événement,
- Réaliser les actions nécessaires à la clôture de l’événement et du dossier, comme la facturation par exemple,
- Dresser le bilan financier de l’événement (gestion des achats et des dépenses),
- Mesurer l’impact de l’événement grâce à des outils adaptés aux objectifs (satisfaction des participants, mesure des retombées presse…),
- Communiquer avec le client sur les retombées et le succès de l’événement, et identifier des axes d’amélioration dans l’optique d’anticiper de futures demandes et de fidéliser la clientèle.
Des missions qui peuvent varier
Les missions d'un.e chef.fe de projets événementiel peuvent varier en fonction de différents critères comme la taille de l’entreprise ou les contraintes liées à son activité.
- La taille de l’entreprise dans laquelle il/elle évolue peut jouer un rôle en impactant directement le nombre d’événements à organiser, mais aussi les budgets associés à chacun. Les actions à mener pour l’organisation de l’événement seront elles aussi plus ou moins polyvalentes en fonction des projets.
- L’activité de l’entreprise et de sa cible de communication modifie également le rôle du ou de la chef.fe de projet événementiel. Un événement sportif grand public et un week-end team building en entreprise sont, par exemple, deux événements très différents à gérer : les interlocuteurs, le plan de communication, les retombées médiatiques, les moyens et outils à déployer… ne seront pas les mêmes.
- Selon les entreprises, le ou la chef.fe de projet événementiel peut être amené.e à devoir atteindre des objectifs de coûts ou de visibilité.
- En travaillant au sein d'une agence évènementielle, il ou elle pourra aussi devoir jongler entre plusieurs événements simultanément. Il est important qu’il ou elle puisse identifier et poursuivre des objectifs à chaque fois différents et spécifiques à chaque client.
- Une flexibilité sur les horaires de travail peut être demandée car, en fonction des événements, le ou la chef.fe de projet événementiel peut être amené à travailler le soir et/ou les week-ends.
2. Le salaire d'un chef de projet évènementiel
Au début de sa carrière, ont estime à 80% que le chef de projet événementiel peut prétendre à une rémunération annuelle brute (fixe + variable) comprise entre 27 000 € et 44 000 € (en moyenne 36 000 €). Soit un salaire minimum d'environ 2 200 euros brut par mois. Des primes attribuées selon la réussite de l’événement peuvent aussi compléter cette rémunération.
3. Les qualités et compétences requises pour devenir chef de projet évènementiel
Les qualités et aptitudes professionnelles du chef de projet évènementiel
Pour être un bon chef de projet évènementiel, le bon relationnel, le talent rédactionnel, l'écoute et la créativité sont les maitres-mots. La rigueur, la patience et la réactivité sont aussi indispensable puisque dans ce métier on parle de gestion d'évènements et surtout, de respect du budget !
Le métier de chef de projet événementiel implique un important investissement et une énorme capacité de résistance au stress. Il faut être prévoyant et rigoureux et penser au moindre détail pour que le rendu de l’événement soit impeccable et en parfait accord avec les attentes du client. Le ou la chef.fe de projet événementiel doit également faire face aux nombreux imprévus de dernière minute. Pour ce faire, il doit donc être perspicace et disposer d’un bon carnet d’adresses.
Véritable chef d’orchestre, le chef de projet événementiel doit aussi savoir communiquer, échanger et gérer de nombreuses personnes issues de milieux professionnels très différents. C'est pourquoi un bon relationnel est donc primordial pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Enfin, il ou elle doit également être force de proposition et de conviction, disposer d'un esprit d’équipe et de travail en mode projet et être en capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle.
Les compétences techniques du chef de projet évènementiel
- Capacité en gestion de projet (notamment les plannings)
- Gestion budgétaire, financière et économique
- Connaissance de son marché (ou du marché de ses clients) : actions de la concurrence et veille du secteur événementiel (concernant les nouveaux prestataires, nouveaux lieux, nouvelles tendances, nouveaux outils…)
- Connaissance des techniques de vente et de négociation
- Connaissance des techniques de rédaction de contrats et notions juridiques afin de s’assurer de la conformité de ceux-ci
- Connaissance des techniques de rédaction de proposition commerciale et de réponse à appel d’offres
- Maîtrise des principaux logiciels bureautiques
- La maîtrise de l’anglais est un plus pour pouvoir discuter avec des clients étrangers
4. Comment accéder au métier de chef de projet évènementiel ?
Diplômes requis
- Formation de niveau Bac +2/3
- BTS avec une spécialisation en événementiel, communication ou information-communication
- DUT en information et communication
- Licence professionnelle des métiers de la communication et de l’événementiel
- Formation de niveau Bac +4/5
- Master en communication, marketing et production événementielle
- Diplôme d’école de commerce ou de communication spécialisée en communication événementielle, management événementiel
- Diplôme du CELSA (École des hautes études en sciences de l’information et de la communication)
Durée d’expérience
Ce poste est ouvert aux jeunes diplômés. En fonction du type de diplôme obtenu et des expériences passées, il peut être nécessaire de débuter par un poste d’assistant chef de projet événementiel.
5. Portraits de nos chefs de projet
Anouk - Cheffe de projet Bisons depuis 3 ans et demi
" Mon rôle est d’accompagner les clients sur l’ensemble de leurs projets évènementiels de A à Z. Je suis le premier contact des clients, mon rôle est de comprendre leur besoin et de leur faire une proposition qui répond au mieux à leurs attentes.
Une fois la proposition validée par le client, mon rôle est de faire en sorte que l’évènement se passe pour le mieux, de la conception à la réalisation. En organisant l’évènement, planifiant, créant, coordonnant, etc. Être chef de projet, c’est avoir 2 casquettes : Être organisateur et acteur de l’évènement.
Après l’évènement, il est important de faire un débrief de celui-ci, afin de continuellement rechercher des axes d’amélioration. Être chargé de projet, c’est également faire beaucoup de vielle sur les nouveautés afin de trouver des solutions, animations qui pourraient répondre aux demandes client. Surtout pour notre agence Bisons, qui est spécialisée dans le digital (et nous le savons bien le digital évolue continuellement !).
Il est également très important de s’adapter aux clients et aux projets, en personnalisant pour le mieux nos solutions et animations. Il faut également être flexible au niveau des horaires et des éventuels déplacements en France (ou ailleurs).
Pour conclure, ce que j’aime dans le métier de chef de projet, c'est :
- La polyvalence,
- La diversité des projets,
- Le relationnel, que ce soit avec l'équipe, les clients et les prestataires
- Les responsabilité
- Le travail en équipe."
Jade - Cheffe de projet Bisons depuis 2 ans
" J’ai passé un DEUG en LEA avant de me diriger vers un Bachelor Communication et Marketing. Finalement, je me suis spécialisée en Master Événementiel, et suis maintenant cheffe de projet chez Bisons depuis un an.
Ma mission principale est d’accompagner mes clients dans l’organisation de leur événement professionnel, qu’il soit digital, en présentiel ou hybride.
Lorsque je reçois une demande, la première étape est d’appeler le client pour en savoir plus sur son événement, identifier ses besoins pour avoir un cahier des charges complet, sur le fond et la forme. Après cette étape, vient le temps du brainstorming, où l’on va travailler en équipe pour trouver un concept ou encore des idées d’animation.
Nous passons ensuite à la construction de l’événement. En tant que cheffe de projet, je porte plusieurs casquettes : le manager pour gérer mon équipe et mes prestataires, le conseiller qui accompagne le client tout au long de l’organisation de l’événement, le financier qui doit gérer le budget…
Le jour de l’événement, il faut savoir gérer son stress (et c’est une grande stressée qui vous le dit !), pour ne pas le transmettre aux prestataires ou pire, au client ! Chaque événement a son lot d’imprévus, et c’est ce qui fait pour moi la beauté de l’événementiel. Au moins, on n’a pas le temps de s’ennuyer !
D’après moi, le plus important est d’être réactive et transparente avec le client. S’il y a le moindre problème, un retard, un imprévu (et il y en a toujours !), il est nécessaire que le client soit au courant.
Être chef de projet, c’est avant tout ne pas connaître la routine au travail et ça, c’est quelque chose de très important pour moi. Chaque client, chaque événement, chaque prestataire est différent. J’aime pouvoir agrandir mon réseau, trouver de nouveaux lieux, de nouveaux prestataires, rencontrer de nouveaux clients. C’est une grande richesse de pouvoir échanger et être en contact avec autant de personnes ! "