Organiser un événement en ligne requiert une préparation sans faille. Formation à la plateforme de diffusion et aux outils, coaching des intervenant, définition des temps fort et faible ... Tout doit être parfait ! Mais alors, comment cela se passe-t-il lorsqu'il s'agit d'un événement multilingue ? Dans le cas où vous organiser un événement en plusieurs langues, vous devez penser à vos intervenants cosmopolites (non-francophones) et par conséquent, veiller à ce que tout les échanges soient traduits en temps réel.
1. Organiser un événement digital multilingue
Organiser un événement digital multilingue présente de nombreux avantages. Avec l'agence événementielle Bisons, nous nous sommes rendu compte que parmi les événements en ligne que nous organisons, 30 % des participants sont étrangers. On constate donc qu'un événement bien traduit permet de toucher une audience internationale et donc bien plus importante. Mais avant d'organiser votre événement, il est essentiel de différencier les 3 versions d'événements multilingues existantes :
- événement simple : L'événement accueille peu de participants étrangers et ne nécessite donc que d'un interprète. Ici, l'orateur prend la parole pendant 5 min maximum. Pendant ce temps, l'interprète prend des notes puis lorsque l'orateur a terminé son discours, c'est au tour de l'interprète d'intervenir et de traduire oralement ce qui a été dit en se basant sur ses propres notes. Lors d'un événement de ce type, le public a donc accès au discours dans les 2 langues.
- événement plus complexe : Dans ce cas, on parle d'une interprétation orale en direct avec un changement de canal. Ici, l'orateur et l'interprète doivent disposer d'un environnement de travail sans aucune nuisance possible. Ils doivent aussi disposer d'une bonne acoustique, d'une connexion sécurisée avec une bonne vitesse de transfert et de téléchargement, d'une protection des données qui empêche l'accès non autorisé et d'un support technique qui supervise l'intégralité de la conférence afin de résoudre les éventuels problèmes techniques qui pourraient survenir. Ce type d'événement nécessite l'usage d'une plateforme qui propose la traduction en plusieurs langues.
- événement sous-titré : Afin de traduire votre événement de façon encore plus efficace, il convient de sous-titrer chaque interventions. Le sous-titrage est assuré par un interprète qui rédige en live la traduction de ces interventions. Pour les participants, il suffit de lancer l’outil de traduction en ligne avant le début de l’événement puis de sélectionner la langue de leur choix. Vous pourrez par la suite contrôler la validation de ces langues sur la plateforme d’accueil de votre événement à distance.
2. Bien traduire un événement digital
Pour bien traduire un événement digital, il est important de faire le bon choix en terme d'interprète ou de traducteur et d'outils. Mais avant tout, le plus important est de savoir différencier un interprète d'un traducteur pour ne pas se tromper !
L'interprète transfère oralement d’une langue source dans une langue cible un discours oral. La traduction orale est le plus souvent privilégiée dans le cadre d'un événement en ligne multilingue puisqu'elle facilite les échanges entre deux interlocuteurs de langue et de culture différentes. L’interprétation peut alors être simultanée soit un transfert direct et immédiat du discours oral ou consécutive dans le cas où l’interprète prend d’abord connaissance du contenu et le traduit ensuite.
Au niveau de sa préparation, l'interprète doit avoir connaissance de tous les éléments de l'événement : fil conducteur de l'événement, powerpoint ou autre documentation à traduire pour pourvoir se préparer et utiliser les bons mots.
Le traducteur quant à lui, base son travail sur de la traduction écrite. Il s'appuie donc sur un texte pour le traduire ensuite sous forme de texte également. Le traducteur travaille toujours vers sa langue maternelle et traduit des textes très divers, dont des documents officiels, des courriers, des textes publicitaires ou encore des notices d’utilisation.Afin d'être le plus efficace, le traducteur utilise alors une technique d'écriture rapide que l'on appelle la "vélotypie". Cette technique de sous-titrage en direct de la parole utilise le clavier néerlandais Vélotype et peut se faire aussi bien en présentiel qu'à distance. Son usage tend aujourd’hui à devenir de plus en plus répandu notamment lors de ces divers événements :
- évènements professionnels : réunion d'entreprise…,
- évènements publics : conférences, séminaires, colloques, tables-rondes…,
- cours magistraux, séances de travail en enseignement supérieur
- évènements privés
- discours télévisés : interventions politiques, allocution du président de la République française...
En France, on recense seulement une petite dizaine de vélotypistes. Il n'y a pas de formation ou d’études à suivre pour devenir vélotypiste cependant cela demande plusieurs compétences dont la dextérité, une très bonne maîtrise de la langue française et une bonne faculté de mémorisation et de concentration. Ce métier demande également de l’investissement et de l’entraînement pour acquérir les bons réflexes et une bonne vitesse de tape. De plus, un vélotypiste doit respecter un code déontologique comme tout professionnel de l’accessibilité : la confidentialité ou "secret professionnel", la fidélité, c'est-à-dire que le message doit être retranscrit dans son intégralité et garder le même sens, et la neutralité.
Bien traduire un événement digital c'est aussi tenir compte de sa durée. En effet, un événement multilingue d'une durée d'1 heure, par exemple, nécessite l'intervention d'au moins 2 interprètes/traducteurs avec un roulement d'une quinzaine de minutes entre eux. Il faut donc prendre également en considération la taille de votre événement puisque le nombre de traducteurs et interprètes en dépend.
3/ Traduire son événement en ligne avec Zoom
Ce qui différencie ZOOM de ses concurrents c’est de pouvoir incorporer des interprètes dans les réunions ou webinaires. Il s'agit donc de la plateforme idéale. Elle offre de nombreuses possibilités de personnalisation pour tout type d'événement à distance : réunions formelles ou informelles, wébinaire, conférences, etc. Le plus ? Zoom prend en charge l'interprétation simultanée à distance en offrant l'interface requise pour organiser un événement multilingue. Il suffit simplement d'activer une fonction d’interprétation de langue. L’organisateur peut ainsi désigner des participants qui seront interprètes sur le portail Web ou au cours d’une session Zoom.
Lorsque la réunion ou le webinaire démarre, les interprètes accèdent à leurs propres canaux audio. Pour les participants, il suffit de choisir un canal audio puis sélectionner la langue souhaité. Les participants entendent la version traduite et peuvent choisir d’entendre la version originale à un volume plus bas. Pour entendre uniquement la langue interprétée il suffit de "couper la version originale".
Zoom est le seul outil qui propose l'option de traduction. Les langues prises en charge sont : l'anglais, le chinois (simplifié et traditionnel), le japonais, le français, l'espagnol, l'allemand et le portugais.Pour bénéficier de l'option d'interprétation de la plateforme Zoom, vous devez disposez de l'une de ces 3 versions : Version Pro avec un forfait en supplément, version Affaires et version Entreprise. Cette option est la plus recommandée, car les webinaires avec interprétation simultanée à distance nécessitent une bonne organisation de la part de techniciens qui connaissent bien la plateforme
4/ Comment et où trouver un interprète pour un événement en ligne
En phase avec l'évolution du numérique, nous faisons évoluer nos solutions chaque jour. Notre agence événementielle et digitale située à Lyon accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs événements. Notre équipe vous propose un accompagnement complet et une offre sur-mesure adaptée à votre événement. Expert de plusieurs plateformes en ligne, nous vous dirigeons vers la plateforme la plus adaptée en toute transparence. Notre offre comprend :
- Un chargé de projet évènementiel unique dédié à votre évènement
- Réalisation cahier des charge et sélection de la solution la plus pertinente
- Paramétrage et intégration du contenu
- Rédaction et envoi emailing (invitations, relances, etc.)
- Pilotage et animation de la plateforme durant votre évènement
- Rapport d'analyse et debrief post évènement
Aussi, nous réalisons une captation vidéo de votre événement en nous appuyant sur notre régie technique. Tenant compte de vos contraintes, nous pouvons proposer des interprètes de qualité et des traducteurs compétents dans le cas d'un événement multilingue.Si vous souhaitez trouver vous-même l'interprète idéal pour votre événement multilingue, des plateformes comme Malt ou SFT vous qui proposent de très bons profils experts en traduction et interprétation.
5/ Un événement multilingue by Bisons
Depuis le début de la pandémie, le nombre d'événements en ligne n'a cessé d'augmenter. Et parmi ceux que nous avons eu le privilège d'organiser jusqu'ici, environ 35 % ont été des événements multilingues.
Du 29 mars au 1 er avril 2021, nous avons accompagné l'Institut national de la recherche agronomique (INRAE) de Clermont-Ferrand dans l'organisation de leur seconde édition du symposium international sur le travail dans l’agriculture : 2nd International symposium on work on agriculture « The future of work in agriculture ». Cet événement, organisé par l'association internationale du travail en agriculture (IAWA) a comptabilisée 437 inscrits et 49 intervenants réunis en 52 sessions sur 4 jours. De plus cet événement 100 % digital qui s'est tenu sur Zoom, s'est déroulé en 2 langues : Français et Anglais. Nous avons donc fait appel à 2 interprètes pour assurer, en live, les échanges bilingues lors d'une journée et à une dizaine de traducteurs pour traduire et sous-titrer les 52 vidéos de présentations de posters scientifiques.
Un réel succès !