COMMENT ORGANISER UN SÉMINAIRE DIGITAL ?

Un séminaire est un événement d'entreprise incontournable. Destiné aux collaborateurs et potentiels prospects, ils ont pour but de traiter un sujet précis et vise à découvrir une vision globale de l’entreprise et de sa stratégie.

Cependant, la situation sanitaire actuelle a motiver le secteur de l'événementiel à se réinventer et à s'adapter à travers le digital. Les solutions digitales sont donc les outils à choisir pour maintenir la pérennité des entreprises et leur permettre d'atteindre leurs objectifs.

Dans cette article, vous découvrirez comment mettre en place un séminaire digital ou "webinaire", selon les astuces de notre agence événementielle à Lyon !

Un webinaire ou "webinar" pour les anglophones n'est autre que le fruit de la digitalisation d'un séminaire. Il s'adresse aux collaborateurs et potentiels prospects d'une entreprise.

Le séminaire en ligne permet de transformer vos potentiels prospects en clients. Il s'agit de l'occasion parfaite pour répondre à toutes leurs interrogations qu'ils pourront directement poster dans l'onglet chat prévu à cet effet. Pour vos collaborateurs, c'est l'occasion de leur proposer des formations en ligne par exemple ou de répondre à tout autre demandes évoquées en amont.

Pour en savoir plus sur les webinaires n'hésitez pas à consulter notre article sur le webinaire et pourquoi en organiser.

Fixer la date et l’heure de votre séminaire virtuel

Comme pour tout autre événement en ligne, il est impératif de le planifier bien à l'avance afin de le préparer avec soin. Une bonne planification tient compte des disponibilités de chacun pour pouvoir trouver la date et l'heure idéale pour votre séminaire à distance.

En effet, il y des jours à éviter, par exemple, comme les lundis et les vendredis qui sont souvent des journées chargées ou des départs en week-end. Il est donc plus judicieux d'opter pour un mardi ou un jeudi. Par ailleurs, l’heure est également importante les débuts et les fins d’après-midi sont préférables. Un webinaire qui a lieu entre 13h et 17h a plus de chance de comptabiliser un grand nombre de participants.

Travailler un contenu interactif pour rythmer votre séminaire à distance

Proposer un contenu interactif à votre public vous assurera une bonne participation. En effet, ce contenu apporte une dimension ludique à votre séminaire virtuel : vos participants peuvent par exemple avoir accès à des outils interactifs comme des sondages, des quiz, un ou plusieurs votes en direct, un chat, ou encore un nuage de mots clés qui changent tout au long du webinaire dans l'optique de réduire la quantité d’informations partagées. Vous pouvez également penser à intégrer des vidéos interactives pour illustrer une partie de votre discours.

Le contenu interactif permet à votre audience de s’approprier le contenu, et casse la monotonie de votre événement !

Trouver la plateforme pour votre séminaire en ligne

Le choix de la bonne plateforme est une étape clé dans l'organisation de votre séminaire en ligne. En effet, ce choix déterminant va définir l’accessibilité à l’événement et l’expérience utilisateur au cours de celui-ci. De plus, avec les nombreuses annulations d’événements physiques liées aux nouvelles réformes face au COVID 19, ce nouveau format prend une grande place sur le marché de l’événementiel.

Ainsi, pour transformer votre séminaire en webinar, vous devez choisir une plateforme vidéo. Cette plateforme aura pour rôle de mettre en ligne et d’héberger votre événement de manière à ce que celui-ci soit diffusé en direct ou différé.

Parmi ces différentes plateformes on compte :

• Youtube
• StreamLive
• Livestorm
• Vimeo
• Brightcove
• Libcast
• Wistia

Choisir et former les intervenants

Encore plus qu’un événement physique, l’organisation d’un événement digital demande une réalisation sans couture afin de ne pas perdre le public. La réalisation d’un déroulé extrêmement détaillé ainsi qu’un filage en condition est obligatoire : animateur, intervenants au plateau ou en duplex, interactivité. A l’instar d’un événement physique, la présence d’un régisseur est nécessaire afin d’assurer la bonne coordinationde tous les intervenants.

Par définition, le rôle de l’animateur sera, comme son nom l’indique, d’animer votre événement. Il sera donc l’acteur principal qui rythmera votre séminaire virtuel et qui va encourager le public à être attentif et à ne pas décrocher. Le rôle de l'intervenant, complémentaire à celui de l'animateur, est également d'animer votre séminaire. Il prend souvent la parole lors des échanges et est amené à répondre aux éventuelles questions en direct.

Pour veiller au bon déroulement de votre webinaire, des sessions répétition sont bien évidemment nécessaire en amont, pour assurer une fluidité.

Trouver le lieu pour votre séminaire à distance

Pour un séminaire virtuel réussi, vous devez trouver le bon endroit. Pensez à l'éclairage, aux installations techniques et à l'esthétique du lieu lui-même.

En raison des restrictions liées à la crise du COVID 19, tous les lieux d'événements sont généralement fermés. N’hésitez donc pas à vous renseigner autour de vous et auprès de prestataires dans l’événementiel pour trouver le lieu idéal. Vous n'avez pas nécessairement besoin d’une scène. Un coin bien éclairé, dans une pièce peut faire l’affaire.

Vous pouvez imaginer un fond de scène aux couleurs et éléments graphiques de votre entreprise pour décorer votre lieu et faire votre communication dans le même temps. Il s’agit ainsi de créer une ambiance 100 % digitale qui reflète l’identité de votre entreprise et de votre événement.

Notre agence événementielle digitale Bisons est spécialisée dans l'organisation d'événement et l'accompagnement des entreprises dans la digitalisation de leurs événements.

Communiquer sur le webinar

Pour faire de votre événement un réel succès, il est primordial de booster la communication de celui-ci. Ainsi, avant votre événement, il est important de développer une stratégie de contenu efficace.

La première chose à mettre en place est un site vitrine, bien référencé, qui permettra de présenter votre marque mais surtout l’événement, sa thématique, le programme proposé, les intervenants présents etc.

Ensuite, ne négligez pas l’e-mailing ! Lancez rapidement les invitations à vos prospects. Même si l'événement n’est pas encore en place, communiquer largement autour de lui, de sa thématique, de ses intervenants. Produisez ainsi du contenu en amont de l’événement : petites vidéos, résumé des interventions etc. Le contenu proposé doit susciter de l'intérêt et de la curiosité auprès de votre cible.

De plus, partagez votre contenu sur les réseaux sociaux. Celui-ci n’aura pas pour seule cible, votre public, mais atteindra une plus vaste communauté. Et c’est exactement ce que nous recherchons !

Vous pouvez donc mettre donc en place votre stratégie en déterminant quel type de contenu vous souhaitez pousser et sur quel réseau. Notez que vous pouvez commencer à communiquer sur l'événement environ 3 ou 4 semaines avant le jour J, l'essentiel est d'être préparé.

Organiser un séminaire en ligne présente de nombreux avantages. En effet, un webinaire permet de rassembler sur une seule plateforme un grand nombre de participants que ce soit vos collaborateurs à travers la France ou le monde, ou des prospects. Ainsi vous aurez une hausse assurée de votre audience !

Vous l'aurez compris, organiser un séminaire en ligne nécessite la mise en place d’une bonne stratégie digitale pour faire de celui-ci, un événement interactif et innovant.

Il présente 5 principaux avantages :

• L’impact : opter pour la mise en place d’un séminaire en ligne permet de dépasser les barrières géographiques et d’ouvrir l’événement au national ou à l’international. Aussi, le replay permet d'intégrer des enjeux de durabilité. Les informations de votre webinaire seront accessibles partout et tout le temps si vous le souhaitez.
• Les économies : Un séminaire à distance génère un réel gain de temps et d’argent. Fini les locations de salles, les traiteurs et les dizaines de techniciens. Votre événement se prépare avec une équipe digitale réduite.
• La flexibilité : Les contraintes sur la forme et le nombre de participants n’existent plus ! Vous souhaitez modifier le programme, un intervenant ou le format d’une session au dernier moment ? Pas de soucis en modifiant le paramétrage de votre plateforme.
• Le bilan carbone : l’impact carbone de l’événementiel est de plus en plus scruté par les parties prenantes. Organiser son séminaire au format digital, c’est l’assurance de baisser drastiquement son empreinte environnementale en supprimant : déplacements, goodies, prints, scénographie jetable, etc.
• Data : un séminaire virtuel va vous mettre de récolter des informations précises sur vos participants et leurs parcours, afin de mieux connaitre vos cibles et mesurer le succès de votre événement.

Comme nous avons pu l'évoquer précédemment, le séminaire à distance est un bon moyen de transformer vos prospects en clients potentiels. Le webinar permet ainsi de :

• Mesurer le taux de participation
• Analyser le nombre d’inscrits
• Analyser la localisation du public.

Vous obtenez ainsi des données quantifiables pour élaborer un suivi des prospects. N'oubliez pas que si l'un des inscrits souhaite accéder au replay, il lui faudra compléter un formulaire : un excellent moyen pour obtenir des informations, toujours conformément à la RGPD !