Animer une assemblée générale facilement

Animer une assemblée générale n’est pas donné à tout le monde ! Ce type d’événement est plus ou moins commun pour diverses entreprises, et peut parfois être très utile pour la prise de décision et la diffusion d’informations.

Mais il s’agit ici d’un événement qui requiert une grande organisation en amont. En effet, une assemblée générale est loin d’avoir le même niveau de mise en place et de préparation qu’un anniversaire d’entreprise. Et en particulier avec le grand nombre de participant que ce type d’événements réunit souvent, il est parfois nécessaire de réfléchir à comment l’animer.

Animer une assemblée générale peut paraître compliqué. Mais avec la bonne stratégie et les bons outils à vos côtés, captiver tout votre auditoire vous semblera bien moins atteignable ! Dans cet article, vous découvrirez les coulisses d’une assemblée générale, quelques conseils pour l’animer, et des suggestions sur les animations événementielles propices à ces événements !

Pour toutes personnes n’étant pas encore totalement familières avec une assemblée générale : il s’agit d’un événement réunissant les membres d’une même organisation ou entreprise. Cela se fait souvent dans des lieux pouvant accueillir un certain nombre de personnes, comme des centres de conférences, des salles municipales, des espaces de coworking, des amphithéâtres, etc.

Tout dépendra de la raison pour laquelle cette assemblée générale est organisée, et du nombre de participants qu’elle aura. En effet, ces deux aspects peuvent avoir de grosses répercutions sur le résultat de cette assemblée : son accessibilité, son ambiance générale, sa capacité d’accueil, et son coût. Pour ce dernier point, certaines grandes assemblées générales se font parfois dans de grandes salles d’accueil, qui ne sont généralement pas gratuites ! Pensez à prendre en compte ce facteur, qui jouera sur votre bilan total.

Une assemblée générale est un événement très important pour une organisation, et en particulier si elle réunit tous les membres de celles-ci. Pour certaines entreprises, rares sont les occasions de rassembler l’intégralité de ses collaborateurs. Voilà pourquoi une assemblée générale se fait rare, mais est tout autant importante !

Une assemblée générale est une réunion très importante, nous l’avons vu. Également, les raisons pour lesquelles en organiser une peuvent être très nombreuses, mais aussi très différentes. Cela dépendra évidement du type de structure concernée. Mais en général, les objectifs principaux tournent souvent autour de ces prochains :

• Établir un bilan : Bilan de fin d’année, bilan comptable/financier, bilan carbone … partager des statistiques en direct avec les membres d’une même entreprise peut être très utile pour faire circuler l’information plus facilement
• Faire une formation : Profitez du fait que (presque) tous vos collaborateurs seront présents lors de cette assemblée générale pour effectuer une formation. Par le biais d’un speaker ou d’une conférence, par exemple.
• Communiquer sur une nouvelle importante : Beaucoup d’assemblées générales sont organisées suite à une ou plusieurs prises de décisions. Un événement comme celui-ci permettra donc d’annoncer cette nouvelle à tous les membres d’une même entreprise en même temps, ou de répondre à une crise majeure.
• Prendre une décision capitale : Avec une réunion de ce type, c’est aussi l’occasion de prendre une décision importante pour votre structure. En particulier si vous utilisez des animations participatives permettant aux participants de voter à distance, depuis leurs smartphones.
• Lancer un projet, produit, ou service : Afin de discuter du lancement d’un nouveau produit ou service pour une entreprise en compagnie de tous ses employés.

L’engagement est l’un des critères primordiaux lors de l’organisation d’un événement. Faire de son projet un événement participatif n’est pas un tâche simple, et c’est souvent l’objectif numéro un d’une agence événementielle. Et en particulier lorsque celui-ci réunit un grand nombre de personnes, telle est la nature d’une assemblée générale.

Premièrement, une grande partie de votre énergie doit aller dans la préparation et la communication autour de cette assemblée générale. Pensez bien à prévenir vos participants en avance, réalisez des invitations personnalisées, mettez-les en contact afin d’amorcer le projet.

Prévoyez aussi une introduction qualitative ! C’est lors des débuts d’une assemblée générale que vous arriverez à capter l’attention globale de votre audience, et de les maintenir intéressés pendant un long moment. Cela peut se faire à l’aide d’une présentation visuelle créative, une vidéo engageante, ou l’utilisation d’une animation pour événement.

En parlant de cette utilisation d’animation, il en existe des tonnes pouvant vous permettre de rendre votre assemblée générale engageante. Et en particulier avec les animations digitales ! Beaucoup d’entre elles marchent directement à partir d’un smartphone, sont très simples d’utilisation, et peuvent être utilisées par n’importe qui ! Sondage en direct, quiz, fresque digitale, … laissez vos participants se faire surprendre au coeur de cette assemblée générale.

Finalement, votre assemblée peut être marquée par des temps de pause, ou des temps d’animation. En particulier pour celles dont la durée est importante, gérez le temps d’une façon efficace afin d’éviter à vos invités de trouver le temps long,

Et parmi toutes ces nombreuses animations digitales et participatives, la plus adaptée selon nous pour votre assemblée générale est le social wall.

Le social wall, est l’un des outils proposés par notre agence digitale. Il est de loin l’outil le plus util lorsqu’il est question de faire participer le public et de placer celui-ci au coeur d’un événement. Il s’agit d’un mur 100% personnalisable pouvant s’adapter à la charte de n’importe quel événement, dont le mode d’emploi est extrêmement simple ! Pouvant fonctionner exactement comme un SMS wall, cette animation permet à ses participants d’envoyer des messages à travers un simple numéro de téléphone, des messages qui arriveront instantanément sur notre plateforme. Un modérateur sélectionnera ces messages, et pourra par la suite les afficher sur le grand écran. De plus, cette animation fonctionne également à travers les réseaux sociaux (X et LinkedIn), à partir du moment où quelque chose est publié sous un hashtag précis. Rien de plus !

Notre social wall, aussi appelé interactive wall, peut également convenir pour toutes les sortes d’événements. Mais si votre souhait premier est d’animer votre assemblée générale, cet outil peut convenir à vos besoins. Également pour vos assemblées générales à distance, il s’agit d’un outil fonctionnant tout aussi bien pour un événement hybride ou 100% digital. Or, il est vrai qu’un social wall peut être bien plus plaisant lors d’un événement en présentiel, si celui-ci est tourné et utilisé comme un livre d’or interactif.

Pour plus d’informations ou de conseils concernant l’organisation de votre prochaine assemblée générale, ou concernant nos animations participatives, contactez-nous !