6 CONSEILS POUR ORGANISER VOTRE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE À DISTANCE

Encore plus qu'en présentiel, l'organisation d'un événement en ligne comme une Assemblée Générale virtuelle demande davantage de rigueur.

Dans cet article, nous vous dévoilons 6 conseils pour organiser votre AG à distance, et garantir sa réussite en faisant, par exemple, appel à une agence événementielle digitale.

Tout d’abord, rappelons la nécessité des réunions d’Assemblée Générale. En effet, elles sont parfois même obligatoires dans le cadre de la vie associative, par exemple. Le plus souvent mises en place en début d’année scolaire ou calendaire, leur organisation a été perturbée par la crise sanitaire et les restrictions liées aux rassemblements de plusieurs personnes. Il a donc fallut s’adapter et réfléchir au format digital pour organiser une Assemblée Générale en toute sécurité et à distance.

Une Assemblée Générale en ligne reprend donc les mêmes principes qu’en physique mais s’appuie simplement sur des solutions digitales spécifiques aux événements en ligne.

Tout d’abord, il faut savoir que l’une des ordonnances adoptées dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire relative à l’épidémie de Covid-19 a provisoirement assoupli les conditions de participation à distance, même pour les associations, notamment concernant le vote électronique rendu possible et le fait de mener des réunions à distance.

Selon l’article 4 Modifié par Ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 – art. 2 :

Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

Cette ordonnance s’applique aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 1er avril 2021, sauf prorogation de tout ou partie de ses dispositions jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat et qui ne peut être postérieure au 31 juillet 2021.

• Le vote papier en amont

Il ne peut y avoir d’Assemblée Générale sans vote. En amont de votre événement en ligne, vous pouvez commencer à récolter des votes sous forme classique c’est-à-dire, papier. Ceci permet d’obtenir une première vague de résultat. Vous pouvez ensuite proposer un vote électronique aux membres n’ayant pu participer au vote sous ce format.

En effet, nous pouvons par exemple voter par correspondance (papier sous double enveloppe afin de respecter la confidentialité du vote) puis mettre en place un vote électronique pour 2 raisons : Simplifier le déroulement et le dépouillement et se plier aux restrictions liées à la crise sanitaire.

• Le vote électronique

Depuis 1901, la loi a constamment évoluée. Depuis la crise sanitaire de la COVID-19, de nouvelles ordonnances prises par le gouvernement ont vu le jour concernant la tenue des Assemblées Générales à distance et le vote par voie électronique.

• La première (n° 2020-318), permet de reporter la tenue de l’Assemblée Générale annuelle d’un grand nombre de types d’organisations, dont les associations, jusqu’à fin septembre 2020. Attention toutefois, ce report n’est pas possible si les comptes annuels ont été validés par le Commissaire aux Comptes avant le 12 mars 2020.

• La seconde, (n° 2020-321), est applicable jusqu’au 30 juillet 2020, délai qui peut être prorogé par décret et au plus tard jusqu’au 30 novembre 2020. Elle généralise la communication des documents nécessaires aux Assemblées Générales par voie électronique ; Elle précise que dans la mesure où, pour des raisons sanitaires, des restrictions portant sur les rassemblements de personnes, empêchent la tenue physique d’assemblées générales, alors celles-ci peuvent se tenir de manière dématérialisée. Toutefois, elle ne donne aucune contrainte technique sur les modalités de leur organisation, étant rappelé que les contraintes portant sur les rassemblements de personnes physiques peuvent évoluer avec les mesures dites de « déconfinement ». 

Il conviendra de se tenir informé attentivement de l’évolution des préconisations gouvernementales, notamment sur les possibilités de regroupement et, le cas échéant, de la modification ou de l’entrée en vigueur de nouvelles ordonnances

• Préparer le déroulé de son AG en ligne

Pour réussir votre AG à distance, cette étape est primordiale. Vous devez modifier le format de votre événement et par conséquent, son contenu aussi qui pourra légèrement différé de celui d’une AG en présentiel. En effet, à moins que vous proposiez un contenu interactif à votre public, un événement en ligne de ce type ne peut excéder 2 heures. Au-delà, vous perdez l’attention des participants. Il est donc important de réduire son contenu. Privilégiez donc les courtes durées.

Un autre facteur clé à ne pas négliger : la définition des rôles de chacun, des temps de présentation et de prise de paroles. Il faut à tout prix éviter le moindre blanc et surtout, ne pas se laisser dépasser par un éventuel problème technique.

Pour répondre à cela, vous pouvez par exemple, alterner entre prises de paroles et présentations vidéo pour animer votre contenu et illustrer vos propos. Cela apportera un plus à votre AG virtuelle qui deviendra davantage interactive et captera donc l’attention.

En complément des rôles à octroyer à chacun, il est impératif de bien choisir ses intervenants pour garantir la réussite de votre événement en ligne !

• Choisir et former les intervenants

Encore plus qu’une Assemblée Générale en présentiel, l’organisation d’une AG digitale demande une réalisation sans couture afin de ne pas perdre les participants.

La réalisation d’un déroulé extrêmement détaillé ainsi qu’un filage en condition est obligatoire : animateur, intervenants au plateau ou en duplex, interactivité. A l’instar d’un événement physique, la présence d’un régisseur est nécessaire afin d’assurer la bonne coordination de tous les intervenants.

Par définition, le rôle de l’animateur sera, comme son nom l’indique, d’animer votre événement. Il sera donc l’acteur principal qui rythmera votre séminaire virtuel et qui va encourager le public à être attentif et à ne pas décrocher. Le rôle de l'intervenant, complémentaire à celui de l'animateur, est également d'animer votre Assemblée Générale. Vous pouvez également définir des rôles en interne et faire en sorte que chaque poste puisse être pensé en binôme, ainsi en cas de souci de connexion d’un membre, son binôme peut prendre le relais.

Vous pouvez donc décomposer les intervenants en 3 binômes :

• Le binôme en charge de la partie technique est aux commandes de votre événement. Il a pour mission de lancer l’enregistrement, gérer les micros des participants, assurer le lancement des présentations vidéo ou des partages d’écran, transmettre et clôturer les formulaires de vote en ligne, etc.
• Le binôme en charge de l’animation et de la gestion du temps assure à la fois l’accueil des participants, la pédagogie sur la prise en main de l’outil, la présentation des différentes fonctionnalités auxquelles les participants ont accès et des règles à respecter, la distribution de la parole… C’est ce poste de chef d’orchestre qui assure la fluidité du bon déroulé de l’AG dans le respect du timing imparti.
• Le binôme en charge de la modération des questions assure le suivi et l’animation du tchat. L’objectif est de bien suivre les échanges, sélectionner et conserver les questions à faire remonter, être réactif pour répondre si besoin en direct, mais surtout animer et assurer la convivialité, inviter chacun à s’exprimer, à réagir, à générer de l’interaction avec les autres.

Ainsi, pour veiller au bon déroulement de votre AG en ligne, l’ensemble des contenus à diffuser ou présenter doit être centralisé sur un poste ayant une bonne connexion et des sessions répétition sont bien évidemment nécessaire en amont, pour assurer une fluidité.

Si vous souhaitez filmer et enregistrer votre Assemblée Générale et permettre la diffusion d’un éventuel replay, vous pouvez opter pour un studio TV avec une équipe technique qui se chargera du déroulé de votre événement dans son intégralité !

• Être conforme à la RGPD

La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 n’est pas obligatoire mais un référentiel à prendre en compte dans le cadre de la mise en place d’un système de vote électronique.

• « Elle est destinée à fixer, de façon pragmatique, les objectifs de sécurité que doit atteindre tout dispositif de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, en fonction des risques que présente le déroulement du vote ».
• « Elle vise également à s’appliquer aux futures évolutions des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, en vue d’un meilleur respect des principes de protection des données personnelles, et à éclairer les responsables de traitement sur le choix des dispositifs de vote par correspondance électronique à retenir ».

Il faut savoir que la CNIL consacre les deux grands objectifs de cette délibération :

• Éviter les risques de falsification du vote ;
• Protéger les données personnelles des votants.

Ce texte identifie trois niveaux de risques et énonce les objectifs de sécurité que le système de vote électronique doit satisfaire pour chacun de ces niveaux ainsi que les modalités pratiques et techniques en lien avec ces objectifs. Cette délibération peut alors être considérée comme une boîte à outils qui permet de sécuriser la mise en œuvre d’un système de vote électronique et d’être certain d’être en conformité avec le RGPD.

Pour rappel : « Un traitement de données personnelles est une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).

• Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions.
• Un traitement de données doit avoir un objectif, une finalité déterminée préalablement au recueil des données et à leur exploitation.

Il doit en particulier :

• Informer les adhérents du recours au vote électronique ;
• Prendre des précautions pour éviter le vol ou la fuite de données personnelles des votants (identité, adresse, numéro de téléphone…). Il ne faut pas inclure la liste des votants et de leurs données personnelles dans un fichier partagé et en particulier si ces données sont hébergées dans un pays ne respectant pas le RGPD ou ne possédant pas de réglementation équivalente ;
• S’assurer que le risque de fuite des données du vote lui-même est maîtrisé, même si aucune des résolutions de l’assemblée générale ne revêt un caractère sensible ;
• Procéder ou faire procéder à la destruction des données du vote lorsque le délai de non-recours est échu.

• Trouver la plateforme pour votre AG virtuelle

Le choix de la bonne plateforme est une étape clé dans l'organisation de votre Assemblée Générale virtuelle. En effet, ce choix déterminant va définir l’accessibilité à l’événement et l’expérience utilisateur au cours de celui-ci. De plus, avec les nombreuses annulations d’événements physiques liées aux nouvelles réformes face au COVID 19, ce nouveau format prend une grande place sur le marché de l’événementiel.

• Inviter les membres à participer à votre AG

Pour vous assurer de la participation des membres, un bulletin d’inscription en ligne à envoyer en amont est à privilégier. Ce bulletin servira de « feuille de présence » et vous pourrez vérifier sa conformité directement sur la plateforme en ligne qui indique généralement le nombre de participants connectés, et parfois, leur nom, seulement si chacun se connecte à l’événement individuellement. Dans le cas contraire, vous pouvez leur faire confiance !

• Bien répéter avant votre AG à distance

Le meilleure conseil est de réaliser plusieurs tests avant le jour j ! De cette façon, vous vous familiarisez avec l’outil de façon à être à l’aise avec son utilisation et ses multiples fonctionnalités. Aussi, cela vous permet de palier à tout problème d’éclairage, de réglage son, de caméra ou de connexion.

Selon l’outil choisi, des rôles peuvent être attribués, et les fonctionnalités ne sont pas toujours les mêmes que l’on soit organisateur, présentateur ou simple participant. Tester l’outil en condition de participant lambda, prévoir le parcours de connexion afin de bien l’expliquer en amont aux adhérents est primordial. Il faut également préparer les participants eux-mêmes, voire leur proposer une session de formation rapide à l’outil. Quelques jours avant le jour j, prenez soin de bien communiquer à tous les inscrits les modalités de connexion, les expliquer et prendre le temps d’accompagner les personnes qui en font la demande.

À présent, vous avez toutes les clés pour garantir la réussite de votre Assemblée Générale à distance !